Бизнес-ассистент Генерального директора

Коммуникационное агентство RX CODE входит в Группу компаний Бионика.

RX CODE — ведущее специализированное агентство по продвижению брендов и товаров фарминдустрии.

Целью агентства является разработка, адаптация и внедрение современных и инновационных инструментов для взаимовыгодной коммуникации участников фармацевтического рынка с целью результативного продвижения брендов и товаров фарминдустрии в рамках действующего законодательства.

RX CODE специализируется на B2B-коммуникациях и объединяет направления F2F, Digital и it-решения для фармацевтического рынка.

Мы ищем талантливого Бизнес-ассистента Генерального директора, который станет частью нашей команды и поможет в успешном запуске и управлении действующими и новыми инициативами.

Чем предстоит заниматься:

1. Организация работы и графика руководителя.

• Планирование рабочего дня ГД: встречи, календарь, звонки и пр.;

• Организация совещаний (определение повестки, приглашение участников, протоколирование);

• Подготовка и контроль материалов для встреч, презентаций, отчетов;

• Заказ пропусков, бронирование переговорных, координация выездных мероприятий.

2. Управление задачами и контроль исполнения.

• Постановка задач подразделениям в Битрикс24, мониторинг сроков исполнения;

• Сбор и анализ данных для управленческих решений, подготовка аналитических справок;

• Ведение документации: протоколы, письма, запросы, регламенты;

• Систематизация информации, обеспечение конфиденциальности данных.

3. Оптимизация процессов и внедрение инструментов.

• Выявление узких мест в бизнес-процессах, разработка решений для их устранения;

• Внедрение и администрирование Битрикс24 (настройка модулей, обучение сотрудников);

• Разработка регламентов и стандартов работы.

4. Работа с контрагентами и проектная поддержка.

• Поиск и переговоры с подрядчиками, управление договорами;

• Подготовка и согласование документов (счета, акты, закрывающие документы);

• Организационная поддержка конкурса «Платиновая унция».

1. Профессиональные навыки и опыт

• Обязательный опыт:

  Работа Ассистентом руководителя/Бизнес-ассистентом от 3х лет;

  Управление задачами в Битрикс24 (постановка, контроль, отчетность);

  Опыт работы с ИИ;

  Подготовка презентаций, аналитических отчетов, управленческой документации.

• Будет преимуществом:

  Опыт оптимизации бизнес-процессов;

  Участие в организации корпоративных мероприятий;

  Работа с госструктурами/партнерами.

2. Технические навыки

• Обязательные программы: Word, Excel (сводные таблицы), PowerPoint, 1С, Битрикс24, Outlook, Zoom/Google Meet/Яндекс.Телемост, Pyton, SQL;

• Желательные: программы тайм-менеджмента (Trello, Notion и аналоги), Графические редакторы (Canva, Figma) — базовый уровень.

3. Личные качества.

• Технологический подход к задачам;

• Организованность и внимание к деталям;

• Аналитический склад ума, умение работать с данными;

• Коммуникабельность и дипломатичность;

• Стрессоустойчивость и умение работать в режиме многозадачности;

• Инициативность и готовность к нестандартным задачам.

• Конкурентоспособная заработная плата: Мы ценим ваш труд и готовы предложить достойное вознаграждение + премию по результатам работы;
• Гибкий график: офисный формат работы 5/2 с 09:30 до 18:30, гибридный формат работы обсуждается после прохождения испытательного срока;
• ДМС со стоматологией, развитая корпоративная жизнь, технику для работы тоже выдаем.