Бизнес-ассистент по строительным и инженерным проектам

Москва

Метро: Библиотека им.Ленина

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение системы хранения файлов проекта (файлинга) и обеспечение порядка в документации;
Регистрация счетов и актов выполненных работ в системе 1С, контроль их оплаты и своевременного оформления;
Поддержка руководителя проекта в организации работы, контроль соблюдения сроков и объемов выполнения задач командой и подрядчиками;
Ведение деловой переписки, подготовка официальных писем, протоколирование совещаний и контроль выполнения решений;
Обеспечение соблюдения корпоративных стандартов, регламентов и процедур в рамках проекта;
Контроль своевременного предоставления первичной документации от участников проекта и координация ее обработки;
Регистрация договоров в системе 1С, контроль их подписания, а также оперативное устранение замечаний в процессе подготовки документов;
Отслеживание графика реализации проекта, контроль соблюдения сроков и объемов работ;
Ведение реестров по проекту для управленческого учета и актуализация данных;
Подготовка отчетных материалов о ходе реализации проекта;
Организация технической и административной подготовки документов и мероприятий для проведения тендеров;
Мониторинг выполнения поручений сотрудников проекта и подрядных организаций;
Ведение документооборота по проекту в электронном и бумажном виде, обеспечение его актуальности и порядка.

Требования:

Высшее образование;
Знания 1С документооборот обязательно;
Свободное владение программами MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
Минимум 4 года опыта работы в качестве помощника руководителя или бизнес-ассистента в крупной компании;
Способность быстро реагировать на возникающие ситуации, находить нестандартные решения и принимать оперативные меры;
Свободное владение английским языком;
Отличные коммуникативные навыки и умение эффективно взаимодействовать с разными уровнями сотрудников и партнёрами;
Умение работать с конфиденциальной информацией и соблюдать корпоративную этику;
Внимательность к деталям и готовность перепроверять отчеты, от РП.

Условия: