Ведущий делопроизводитель R&D

Обязанности:

Разработка положений, регламентов, процедур, порядков, протоколов, отчетов отдела по исследованиям и развитию и иных документов, входящих в перечень документооборота отдела:

• Регламент разработки и внедрения новых продуктов в ассортимент компании;
• Процедура действий при разработке и обосновании сроков годности;
• Процедура заведения и изменения основной рецептуры продукта;
• Процедура ввода и заказа новой номенклатуры вспомогательных материалов посредством служебной записки;
• Процедура согласования рецептуры разделки анатомической части мясного сырья;
• Процедура ввода-вывода-заказа номенклатур СИМ-ТУМ ГП;
• Процедура проведения дегустаций;
• Процедура согласования проведения экспериментов на производственных площадках) и другие документы, регламентирующие деятельность отдела.

2. Выполнять работу в соответствии с утвержденными планами работ на неделю и полученным заданием от непосредственного руководителя в письменном, устном или электронном виде.

3. Предоставлять письменный отчет о результатах выполнения запланированных задач еженедельно, а также устный отчет о результатах выполнения ежедневных задачах.

4. Разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии систему документооборота Отдела.

5. Участвовать в разработке и актуализации внутренних инструкций и регламентов Отдела в пределах своей компетенции.

6. Организовывать:

• Процесс подписания ТС и ТО;
• Процесс ведения и архивирования документов;
• Процесс приема, регистрации, учета и распределения входящей корреспонденции;
• Процесс отправки сотрудников в командировку (заказ билетов, бронирование гостиницы);
• Процесс организации корпоративных мероприятий;
• Процесс информирования непосредственного руководителя об изменениях и недостатках в документообороте отдела;
• Процесс отправки образцов в испытательную лабораторию; заказ образцов продукции с поточного производства для проведения контроля технологами-разработчиками; согласование планируемых технологами-разработчиками выработок на поточном производстве на предстоящую неделю;
• Сбор денег на дни рождения и другие праздники;
• Заказ чая и кофе;
• Отправку писем почтой России;
• Заказ канцелярских принадлежностей для нужд сотрудников отдела;
• Создание учетной записи и электронной почты, а также подключение к информационным ресурсам новых сотрудников.

• Оформлять через электронную автоматизированную систему 1 С: Документооборот (при необходимости в бумажном варианте) по запросам сотрудников Отдела:

• Служебные записки на внос/вынос/вьгвоз: готовой продукции, ингредиентов и прочих ТМЦ для испытаний и перемещений между обособленными подразделениями компании, а также в сторонние испытательные лаборатории/центры:
• Гостевые пропуска для посетителей;

• Ежедневно или своевременно вести и актуализировать:

• Реестры внутренних документов отдела;
• Сводную таблицу по контролю сроков годности продукции;
• Сводную таблицу по контролю за выпуском нового продукта (дегустации).

7. На основании сводной таблицы по контролю сроков годности продукции предоставляет еженедельный отчет директору по исследованиям и развитию.

8. Оформлять презентации по статусам задач отдела и проектам.

9. Осуществлять процесс согласования договоров через систему 1 С: Документооборот, включая заведение карточки контрагента через систему 1 С: МТЛ.

10. Составлять и обеспечивать подписание у смежных подразделений спецификаций на готовую продукцию.

11. Принимать участие и подготавливать документы для проведения совещаний, протоколировать результаты.

12. Вести табель учета рабочего времени сотрудников через 1 С: ЗУП в рамках головного подразделения.

13. При поступлении прямых указаний или распоряжений непосредственного руководителя или вышестоящего руководства выполнять их в установленные сроки.

Требования:

• Образование высшее
• Знание основных положений системы делопроизводства и нормативно-правовых актов
• Умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.)
• Умение вести коммуникации с клиентами
• Владение ПК и офисной техникой
• Хорошее знание MS Office (Word, Excel), 1С
• Опыт работы на аналогичной или схожей должности
• Готовность к большим объемам работы
• Внимательность, исполнительность, организованность, стрессоустойчивость

Условия:

• Оформление в соответствии с ТК РФ, социальный пакет
• График работы 5/2 с 8:30 до 17:15
• Официальная заработная плата (обсуждается с успешным кандидатом индивидуально)
• Возможности профессионального роста и обучения
• Бесплатное питание в нашей корпоративной столовой
• Предоставляется продукция по бонусным картам
• Шаговая доступность от метро Бутырская, ж/д платформы Останкино
• Поддержка семей с детьми-подарки к 1 сентября и Новому году, путевки в летние лагеря
• Корпоративный спорт