Помощник руководителя / Делопроизводитель

Москва, Минская улица, 1Гк4

Метро: Ломоносовский проспект

Описание вакансии

Приглашаем на позицию Помощник руководителя / Делопроизводитель в офис компании с удобным графиком работы с понедельника по пятницу с 10:00 до 18:00.

Обязанности

Приём, регистрация и систематизация входящих документов (договоры, письма).
Отправка документов контрагентам (почта, курьер, электронно).
Контроль возврата подписанных экземпляров от контрагентов.
Ведение реестра договоров (статус, даты, ответственные, сроки).
Формирование и ведение бумажного архива (папки, индексация, быстрый поиск).
Контроль сроков по договорам (окончание, продление, обязательства).
Взаимодействие с бухгалтером и юристом по документам (передача, уточнения).
Работа с физической кассой. (пробитие чеков за аренду оборудования.)
Напоминания о просроченных и предстоящих платежах.
Передача информации бухгалтеру по оплатам и чекам.
Приём входящих звонков, писем, сообщений в Telegram.
Первичная квалификация обращений (кто, по какому вопросу, срочность).
Фиксация входящих обращений и контроль их передачи ответственным в день поступления
Подготовка документов к подписанию руководителем.
Регулярная отправка документов и информации Партнёрам/контрагентам.
Приём поручений от руководителя.
Ежедневная проверка статусов задач и напоминания исполнителям.
Ведение реестра произведённого и отгруженного оборудования (дата, номер, статус, Арендатор).
Ведение таблицы взаиморасчётов с производством (сумма обязательств, оплаты, остаток).
Контроль движения каждой единицы оборудования: произведено → отгружено → закреплено за Арендатором.
Поддержание порядка в бумажных документах и актуальности реестров.
Требования:
Опыт работы в должности администратора, помощник юриста, помощника бухгалтера, помощника руководителя, секретаря - от 1 года.
Профильное образование- среднеспециальное (экономическое, бухгалтерское, юридическое)
Знание документооборота, делопроизводства.
Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel),
Навык работы с большим объемом информации, аналитический склад ума.
Ответственность, оперативность, дружелюбие, высокая степень самоконтроля, инициативность, честность, готовность к долгосрочному сотрудничеству.
Условия:
Оформление по ТК РФ, полный рабочий день
График работы: 5/2, рабочий день с 10:00 до 18:00
Работа в офисе компании
Стабильная заработная плата 2 раза в месяц