Ассистент коммерческого отдела

Оказание помощи менеджеру или руководителю отдела продаж в наработке и поддержании клиенткой базы.

Выполнение поручений менеджера и руководителя отдела продаж.

Подготовка коммерческих предложений: Формирование как типовых КП, счетов на оплату, спецификаций и договоров на основе шаблонов и согласованных условий с руководителем, так и индивидуальных КП, условия которых согласованы с руководителем.

Контроль документооборота: Отправка закрывающих документов (Акты, счета, УПД, счета-фактуры) клиентам после отгрузки или оказания услуг, отслеживание получения оригиналов. Работа с ЭДО.

Помощь в подготовке к встречам: Сбор и систематизация информации о клиенте для переговоров представителя коммерческого отдела (история закупок, задолженности, подготовка раздаточного материала)

Консультирование клиентов по вопросам приобретения, свойствам, характеристикам товаров.

Прием и обработка заказов от клиентов.

Отслеживание корректировок всех текущих заказов клиентов.

Координация отгрузок: Оформление сопроводительных документов, взаимодействие со складом и отделом логистики для уточнения корректности сборки и статусов отгрузки заказов, согласование с клиентами деталей по вопросам отгрузки/доставки.

Контроль дебиторской задолженности: Напоминание клиентам о наступлении срока оплаты, сверка взаиморасчетов по просьбе бухгалтерии или клиента.

Информирование о статусе заказов: Периодическое уведомление сотрудников коммерческого отдела о статусе не отгруженных или частично отгруженных заказов, с уточнением на каком этапе находится заказ.

Ежедневная актуализация онлайн файла отгрузок.

Оказание помощи в подготовке и проведении различных мероприятий (выставок, акций и т.д.)

Канцелярия и порядок: Обеспечение отдела расходными канцелярскими материалами, контроль исправности оргтехники.

Почта и курьеры: Отправка и получение корреспонденции, работа с курьерскими службами.

Ведение установленной отчетности по проделанной работе.