Офис-менеджер

Обязанности:

Работа в системах электронного документооборота:

-регистрация, маршрутизация, контроль сроков исполнения, в том числе в Информационной системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Documentolog PLATFORM».

Административная поддержка офиса:

- Ведение делопроизводства и внутренней документации (приказы, заявки, договоры и пр.)

- Работа с входящей/исходящей корреспонденцией, курьерскими службами

- Контроль за порядком в офисе, заказ канцелярии, воды, кофе, хозтоваров и пр.

- Взаимодействие с арендодателями, сервисными службами, клинингом, охраной.

Поддержка команды и новых сотрудников:

- Поддержка внутренних мероприятий, тимбилдингов, поздравлений и праздников.

- Коммуникация с отделами по оргвопросам

- Взаимодействие с технической поддержкой / IT-отделом по вопросам доступа, пропусков, учётных записей и оборудования

Организация мероприятий и встреч:

- Бронирование переговорных, подготовка к онлайн- и офлайн-встречам

- Организация поездок, командировок, проживания (если требуется)

- Бронирование билетов

Взаимодействие с подрядчиками и внешними сервисами:

- Работа с поставщиками, оформление счетов, контроль оплаты (взаимодействие с бухгалтерией)

- Заключение и сопровождение договоров на услуги (уборка, доставка, связь и пр.)

- Поддержка процессов документооборота и архивации.

- Участие в автоматизации и оптимизации внутренних процессов.

Требования:

• Умение работать в команде, в режиме многозадачности;
• Уверенное знание ПК (офисных программ);
• Развитые коммуникативные навыки;
• Высшее образование или опыт работы
• Личные качества: быстрая обучаемость, способность анализировать информацию, самостоятельность, профессионализм, активность
• знание английского и китайского языков будет преимуществом.

Условия:

• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00;
• Стабильная заработная плата без задержек;
• Комфортный офис на левом берегу города.