Руководитель проектов / бизнес-ассистент собственника

Руководитель проектов / бизнес-ассистент (правая рука собственника)

О компании

YallaRx — международный сервис по выводу фармацевтических производителей на рынки Ближнего Востока (Саудовская Аравия, ОАЭ, Оман и другие страны GCC), а также по развитию новых молекул на Российском рынке.
Мы сопровождаем клиентов на всех этапах выхода на рынок: от анализа потенциала продукта и регуляторных требований до регистрации и запуска продаж через дистрибьюторов, e-commerce и локальные каналы.

Кого мы ищем

Ищем руководителя проектов/бизнес ассистента, который станет ключевым человеком рядом с собственником: поможет держать фокус, превращать решения в план, организовывать исполнение командой и подрядчиками, вести проекты “под ключ” и снимать с собственника операционную нагрузку.

Это роль для человека, который одновременно:

• ведёт проекты и операционно руководит процессами (сроки, задачи, исполнители, результат);
• организует ежедневную работу собственника (приоритеты, встречи, follow-up);
• помогает наводить порядок в процессах и коммуникациях.

Ключевые задачи:

1. Управление проектами “под ключ”

• Ведение проектов: цели → план → сроки → ответственные → контроль → итог.
• Координация команды и подрядчиков (синхронизации, статусы, дедлайны, качество).
• Снятие блокеров, управление рисками, доведение задач до результата.
• Подготовка материалов по проектам: брифы, ТЗ, презентации, КП (по шаблонам/с опорой на команду).

2. Организация работы собственника (исполнительная координация):

• Разбор входящего потока задач/инициатив, приоритизация.
• Подготовка встреч: повестка, материалы, фиксация решений, follow-up.
• Контроль поручений: кто что делает, какой статус, что мешает, что нужно решить.
• Защита времени собственника: отсеивать лишнее, структурировать важное, держать фокус.

3. Процессы и управленческая “гигиена”:

• Настройка/упорядочивание системы задач с использованием технологического инструментария.
• Чек-листы, шаблоны, короткие регламенты без бюрократии.
• Порядок в документах/версиях/поручениях/договорённостях.

4. Коммуникации и согласования

• Упаковка решений собственника в понятные задачи и сообщения команде/партнёрам.
• Ведение части переписок и согласований (по поручению), контроль сроков и качества ответов.
• Дипломатия: удерживать рабочие отношения и скорость одновременно.

Каким мы видим кандидата

Обязательное:

• Опыт: руководитель проектов / операционный менеджер / executive assistant уровня “управляю задачами и исполнением”, 2–4+ года.
• Умение доводить задачи до результата: сроки, контроль, дисциплина исполнения.
• Системность: структура, планирование, внимание к деталям, документооборот.
• Способность работать в режиме высокой динамики и смены приоритетов.
• Грамотная письменная и устная коммуникация: коротко, понятно, по делу.
• Английский - на уровне Advance и выше, умение вести переговоры и понимание нюансов делового этикета в англоязычных странах.
• Конфиденциальность, самостоятельность, устойчивость к стрессу.

Желательно:

• Международные проекты/удалённые команды.
• Опыт в фарме/медицинских продуктах/регуляторике.

Что будет считаться успехом (KPI)

• Проекты идут по плану: прозрачные статусы, дедлайны, выполненные задачи.
• Решения собственника фиксируются и реализуются без постоянного “ручного дожима”.
• Собственник освобождает время (минимум 6–10 часов в неделю) за счёт делегирования операционки.
• Команда чётко понимает приоритеты недели и “что считается результатом”

Условия

• Оформление по договорённости: через российское юрлицо или компанию в ОАЭ (возможна визовая поддержка).
• Удалённо + командировки 3–4 раза в год.
• Фиксированная ставка + бонус по KPI/этапам проектов.

Отбор

• Интервью + короткий практический кейс.

Как откликнуться

В отклике напишите:

2–3 примера проектов “под ключ”;

какими инструментами управления задачами пользовались;

пример ситуации, когда приоритеты менялись — как удержали исполнение.