Секретарь-референт/помощник руководителя

1. Ведение документооборота и поддержка портала ФПО на Битрикс24

Регистрировать входящую и исходящую корреспонденцию, вносить в документы в электронный документооборот в Битрикс24 (ЭДО).

Ставить документы на контроль и отслеживать сроки их исполнения.

Готовить проекты писем, справок.

Контроль отправки поздравительных открыток, подготовка памятных адресов и другого рода поздравлений.

Ежегодный сбор информации по юбилейным датам от членских организаций ФПО (декабрь), внесение их в Битрикс24.

Составление списков дней рождений и профессиональных праздников на месяц (за 3 дня), внесение их в Битрикс24.

Сдача ежегодного отчета в юстицию о продолжении деятельности организации.

Формирование баз данных на портале Битрикс24 (награжденных, постановлений Президиума, Совета, распоряжений председателя, архива мероприятий и других по поручению руководства)

Формировать дела, обеспечивать их хранение и передачу в архив.

2. Организация работы Федерации профсоюзов Оренбуржья

Принимать телефонные звонки, фиксировать сообщения и передавать их руководству, сотрудникам.

Принимать посетителей, записывать обращения и доводить их до руководства и сотрудников аппарата, ответственных за направления.

По поручению руководства размещает сообщения в чатах ФПО.

3. Планирование

Планировать рабочий день, неделю, месяц руководства.

Обобщать месячные, годовые и иные по сроком и мероприятиям планы работы аппарата ФПО. Оформлять задачи, календарь мероприятий организации и руководства в Битрикс24.

Формировать ежемесячный план мероприятий ФПО и членских организаций (за три дня до наступления очередного месяца).

4. Подготовка мероприятий

Заседания Президиумов, Советов и Конференций ФПО:

готовить повестку дня заседаний (по предложению руководителей структурных подразделений, сотрудников аппарата ФПО),

собирать проекты постановлений для отправки и их оформление после принятия решения;

вести учет явки на заседания президиумов, советов, конференций, контроль голосования;

готовить проекты постановлений, документов по своему направлению;

формировать иные раздаточные материалы по поручению руководства;

оформлять и вести протоколы заседаний;

собирать сведений для проведения конференций (кандидатура председателя, делегаты, анкеты делегатов, кандидатуры в совет).

Мероприятия событийного характера ФПО:

готовить письма-приглашения (по предложению руководителей структурных подразделений, сотрудников аппарата ФПО),

составлять списки участников, отслеживать явку участников, формировать раздаточные материалы.

Иные совещания и заседания:

готовить повестку дня заседаний (по предложению руководителей структурных подразделений, сотрудников аппарата ФПО), проекты документов, направлять их участникам;

отслеживать явку участников,

формировать иные раздаточные материалы по поручению руководства;

оформлять и вести протоколы заседаний (заносить задачи в Битрикс24);

контролировать выполнение поручений по итогам совещаний.

5. Командировки

Оформлять заявки на билеты и гостиницы сотрудникам.

Готовить служебные задания и приказы на командировки.

6. Кадровая деятельность

Оформление распоряжений по личному составу.

Оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел.

Оформление трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.

Оформление и ведение трудовых книжек.

Оформление командировочных документов.

Оформление отпусков, ведение графика отпусков.

Оформление распоряжений по основной деятельности.

Ведение табеля учета рабочего времени.

Выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

7. Награждение

Сбор материалов для награждения профсоюзного актива (ходатайства, постановления членских организаций и другие необходимые документы).

Оформление проектов постановлений и распоряжений о награждении для утверждения Президиумом Федерации (Председателем Федерации).

Проверка на соответствие наградных листов, поступивших из членских организаций ФПО.

Направление наградных листов и ходатайств о награждении в ФНПР, Правительство Оренбургской области, Законодательное Собрание, администрацию города Оренбурга, ОСПП и иные организации.

Изготовление грамот, благодарностей, дипломов, поздравительных адресов, сертификатов.

Отвечает за организацию и проведение награждения участников во время мероприятий ФПО.

Распределение квоты на награждение для ЧО при подготовке ко Дню профсоюзного активиста (ежегодно).

Ведение базы учета награжденных по годам (занесение в Битрикс24).

8. Справочная и информационная работа

Собирать и систематизировать данные для руководства.

Готовить справки, сводные таблицы и отчётные материалы по отдельным поручениям.

Вести базы данных (контакты организаций, мероприятий и другое), включение в Битрикс24.

Работа в команде по заполнению заявок для участия в конкурсах грантов для НКО.

9. Техническое обеспечение

Работать с оргтехникой (сканер, принтер, копир, факс).

Работать в программе Битрикс24.

Делать копии, сканировать и рассылать документы.

Оформлять заявки на канцтовары и расходные материалы.

10. Стипендии

Раз в полгода сбор от членских организаций Федерации профсоюзов Оренбуржья ходатайств на получение стипендии так же для студентов по итогам летней и зимней сессии. Организаций работы конкурсной комиссии.

Подготовка распоряжений и дипломов стипендиатов.

11. Статистическая отчетность (ежегодно)

Ежегодно проводить сбор, обработку статистической отчетности членских организаций, оказывать им практическую помощь в подготовке документов с последующим анализом и утверждением на Президиуме ФПО.

Контроль кадрового резерва на должность председателя ФПО (один раз в год).

12. Подача документов для обучения детей членов профсоюза по квоте ФНПР, контроль (ежегодно)

Сбор заявок от членских организаций ФПО - согласование списка заявок у председателя ФПО - отправка заявок в ФНПР.

Контроль процесса обучения (в случае поступления писем из образовательных учреждений).

13. Взаимодействие с «Профкурортом»

Сбор заявок от членских организаций ФПО - подписание заявок у председателя ФПО - отправка заявок в Профкурорт.

Требования:

• умение работать с документами, составлять письма, запросы, проводить мониторинг, опросы, готовить аналитику, справки.
• умение работать с цифровыми сервисами, программами Microsoft office, готовность к развитию в данном направлении, в том числе с нейросетями,
• умение работать в команде,
• общие знания о деятельности некоммерческих организаций и профсоюзов.