Ассистент руководителя (с функциями офис-менеджера)

Привет! Меня зовут Андрей Родин, основатель большого проекта Development Life, в рамках которого выстраивается огромная экосистема для клиентов компании

Одной из основной и важной составляющей проекта, является сфера недвижимости. И на данном этапе мы развиваем первую ступень - агентство недвижимости “Top Grade Estate”, что в переводе означает Высший сорт или Высший уровень. Мы развиваем направления Санкт-Петербург, Москва и Крым (работаем в сегменте от Комфорт+)

Сейчас я в поисках верного помощника, для которого важен порядок во всем и есть амбиции не стоять на месте, а принимать новые вызовы для личностного и профессионального роста. Если ты тот самый супергерой, который умеет поддерживать порядок в офисе и процессах, с трепетом относится к оказанию высокого уровня сервиса, умеет брать задачу в работу, оперативно в ней разбираться и успешно её решать, горит желанием развиваться и покорять новые горизонты - буду рад познакомиться)

Ты получишь при работе со мной:

• Наставничество лично от меня

• Дорогие и эффективные обучения, технологии и методики по решению даже нерешаемых на первый взгляд задач

• Работу в графике 9:45 - 19:00 (сб,вс - выходные)

• Комфортное рабочее место в бизнес-центре А класса на набережной в центре Петербурга (м. Петроградская)

• Конкурентную заработную плату

• Возможность глубочайшего погружения в мир недвижимости и не только

• Возможности личностного и карьерного роста по разным направлениям

• Активный, амбициозный коллектив

Основные задачи:

Поддержание порядка в офисе (наполнение увлажнителей, порядок в ключах, заказ воды, заказ замены картриджей, поддержание чистоты посуды и т.д)

Встреча гостей офиса, организация и контроль доступа посетителей в офис, чай, кофе для гостей и руководящего состава

Подготовка, проведение, проверка презентаций, отчётов, протоколов, координаций, совещаний, обучений, мероприятий, экзаменов, встреч как офлайн, так и онлайн

Получение и отправка корреспонденции и посылок

Работа в таблицах Excel, Power BI (Сбор данных, перенос данных из документов в таблицы, создание формул/графиков)

Выдача доступов, настройки программ для новых сотрудников

Проверка различных данных

Оплата сервисов

Документооборот бумажный + ЭДО с партнёрами/клиентами/контрагентами (составить/заполнить/сверить/направить/получить/подгрузить/сохранить)

Порядок и структура (наведение и поддержание порядка в документах/процессах, создание структуры для этого)

Создание и поддержание базы знаний

Сбор FAQ для отделов и по компании в целом

Другие личные и бизнес-задачи от руководителя

Мой идеальный кандидат:

• Ответственный. Взял задачу в работу - взял полную ответственность за её успешное решение.

• Проактивный и самоорганизованный. Не будет отсиживаться в стороне, если на текущий день удалось решить все задачи, а всегда найдёт, какие задачи ещё можно решить для развития общего дела. Не пройдёт мимо проблемы, даже если она его не касается, и будет приходить к руководителю с решениями, а не с трудностями и жалобами.

• Психологически устойчивый к различному формату трудностей. Всегда умеет взять себя в руки, как бы ни хотелось раскиснуть или психануть.

• Оперативный. Не наматывает сопли на кулак, а сразу же берётся за дело, и делает его быстро и качественно.

• Чёткий и внимательный. Нет смысла тратить время на то, чтобы тебя перепроверять, всё сделано точно на 100% и до мельчайших деталей.

• Сообразительный. Понимает, что преодоление трудностей, - это очередная ступень для собственного роста, и всегда, даже когда не видно решения, продолжает искать пути, и находит их.

• Технически подкованный. Уверенно работает с Гугл документами, Excel, CRM, ChatGPT и любыми другими программами, которые помогут автоматизировать процессы. В чём ещё не работал, быстро сумеет разобраться

• Умеет чётко, кратко и внятно доносить информацию, не растекаясь мыслью по древу и не уводя разговор в дебри.

• Не имеет ни капли терпения к беспорядку, хаосу и нарушениям в системе

Если ты читаешь этот текст и чувствуешь, что внутри тебя что-то отзывается и заставляет тебя с неимоверной силой закричать во весь голос: Да это же всё про меня!!! Не откладывай и прямо сейчас начни свое сопроводительное письмо со слов: «Хочу в Top Grade Estate» и кратко аргументируй, почему именно ты тот самый ассистент, которого я ищу