Ассистент по документообороту и финансам

Описание вакансии

Наш заказчик ищет операционного координатора, который возьмёт на себя контроль документооборота, оплат, подписок и порядка в amoCRM и финансовых таблицах.
Это роль для человека, который любит системность, цифры и чёткие процессы — и умеет работать внимательно, без ошибок и «потерь» задач.

Ключевая ценность роли: вы становитесь точкой стабильности в операционной части бизнеса — там, где важны регулярность, аккуратность и ответственность.

О заказчике

Наш заказчик — компания Асорта, работающая в сегменте B2B-услуг.
Компания помогает бизнесу повышать эффективность процессов, увеличивать доходность и выстраивать управляемые системы продаж и аналитики.

Фокус Асорты:

внедрение и сопровождение CRM-систем (amoCRM),
сквозная аналитика,
телефония,
выстроенные, прозрачные бизнес-процессы.

Компания растёт органично, работает с постоянными клиентами и уделяет большое внимание качеству сервиса, порядку в документах и цифрах. Здесь ценят аккуратность, надёжность и способность доводить задачи до конца.

Задачи / функционал

Документооборот и первичные документы

Создавать документы по шаблонам в Эльбе.
Готовить нетиповые документы в Word.
Поддерживать порядок и актуальность документов в Эльбе.
Контролировать сопоставление оплат.
Загружать и отправлять документы через ЭДО (Диадок).
Сверять отправленные и созданные документы.
Приглашать клиентов в ЭДО и вести учёт подключений.
Отправлять документы клиентам в рабочие чаты.
Вести учёт авансов и контролировать их актуальность.
Регулярно напоминать об оплатах.

Расчёты и отчётность по клиентам

Работать с учётом времени в Toggl.
Проверять корректность отметок времени.
Вести клиентские таблицы в Google Sheets.
Формировать ежемесячные отчёты по клиентам.
Проверять тексты комментариев (логика и грамотность).
Подготавливать и отправлять акты и счета.
Обновлять остатки часов и дебиторскую задолженность.

Работа с amoCRM и подписками

Контролировать продление лицензий и подписок.
Работать с задачами и напоминаниями в amoCRM.
Создавать счета для контроля оплат.
Передавать информацию о продлениях клиентам или руководителю.
Формировать УПД после оплаты и отправлять клиентам.

Финансовый учёт

Переносить данные из чатов и таблиц в финучёт.
Заполнять ДДС, ОПиУ, сделки и вспомогательные таблицы.
Поддерживать актуальность данных.
Работать внимательно, с обязательной перепроверкой цифр.

Требования

Опыт и навыки

Опыт работы в операционных, административных или финансовых ролях.
Опыт работы со следующими инструментами: amoCRM, Эльба, ЭДО (Диадок),Google Sheets,Toggl ,Microsoft Word
Понимание логики счетов, актов, авансов и оплат.
Умение работать с большим количеством таблиц и данных.
Опыт удалённой работы и самостоятельной организации задач.

Личные качества

Внимательность и аккуратность.
Высокий уровень ответственности.
Привычка перепроверять свою работу.
Спокойное отношение к рутинным задачам.
Умение работать по регламентам и срокам.

Кому подойдёт эта роль

Эта позиция хорошо подойдёт специалистам с опытом работы на позициях:

бухгалтер / помощник бухгалтера,
специалист по документообороту,
операционный координатор,
координатор отдела продаж,
административный ассистент,
офис-менеджер с финансовыми функциями,
помощник руководителя (операционный блок).

Кому не подойдёт (красные флаги)

Если вы не любите цифры и документы.
Если сложно соблюдать регулярность и сроки.
Если вы работаете без перепроверки.
Если вам важнее творчество, чем порядок и точность.

Условия

Формат работы: удалённый.
Занятость: частичная.
График: гибкий в течение дня, важно быть на связи и выполнять задачи своевременно.
Уровень дохода: обсуждается индивидуально с кандидатом.