Персональный ассистент руководителя

Чем предстоит заниматься:

• Подготовка и организация встреч и мероприятий директора департамента и руководителей подразделения, ведение протоколов встреч
• Ведение рабочего графика директора департамента
• Подготовка документов департамента по поручению директора департамента и руководителей подразделения
• Ведение документооборота департамента
• Обеспечение служебных командировок директора департамента и руководителей подразделения
• Выполнение служебных поручение директора департамента
• Контроль распоряжений директора департамента
• Организационно-техническое обеспечение деятельности департамента
• Подготовка к встречам: контекст, цели, материалы, follow-ups
• Контроль выполнения поручений (tracking, напоминания, дедлайны)
• Структурирование входящих запросов и информации
• Подготовка презентаций, заметок, summary по встречам
• Коммуникация с топ-менеджерами, внешними партнёрами, командой
• Полное сопровождение руководителя: снятие операционных, организационных и непрофильных задач, чтобы руководитель мог фокусироваться на стратегических приоритетах.
• Улучшение процессов работы руководителя (предложения, инициативы)

Мы ожидаем:

• Опыт работы в роли ассистента руководителя, бизнес-ассистента, руководителя проектов или на сопоставимой позиции — от 2–3 лет
• Опыт непосредственной работы с руководителем уровня генерального директора, члена правления или топ-менеджера
• Умение приоритизировать задачи в условиях неопределённости
• Высокий уровень ответственности и самостоятельности
• Сильные навыки письменной и устной коммуникации
• Умение работать с конфиденциальной информацией
• Уверенные навыки работы с офисными приложениями
• Уверенные навыки работы с системой электронного документооборота
• Уверенные навыки использования технических и программных средств для проведения голосовой или видео-конференц-связи
• Опыт организации внутренних и внешних встреч руководителя
• Знание и понимание правил и этики делового общения, проведения деловых переговоров
• Знания в области ведения и организации делопроизводства/документооборота
• Знания в области оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя
• Понимание основ эффективного управления временем при планировании рабочего дня руководителя
• Грамотная устная и письменная речь

• Оформление согласно ТК РФ
• Достойный уровень заработной платы + премии
• График работы: 5/2 с 9:15 до 18:00
• Дополнительный социальный пакет: телемедицина, полис для выезжающих за рубеж, страхование от несчастных случаев и рисковых заболеваний, доплата по больничным листам до 20 дней в году, частичная компенсация затрат на покупку путевок в летний детский лагерь
• Комфортный офис в центре: тренажерный и спортивный залы, лаунж-зона, микромаркеты, кухни с чаем, кофе и снеками на каждом этаже