Офис-менеджер

Уважаемые кандидаты, просьба, внимательно ознакомьтесь с обязанностями и требованиями компании!!!

Обязанности:

• Осуществлять подготовку документов, необходимых руководству компании.
• Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов.
• Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству компании.
• Принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное исполнение поручений руководства компании.
• Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей.
• Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности компании.
• Выполнять бронирование номеров гостиницы для командированных сотрудников, а также организовывать встречу командированных из пункта приезда и их отправку.
• Организовывать командировки руководителей и работников компании, заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы, арендовать жилье.
• Отвечать на телефонные звонки, осуществлять телефонные соединения с работниками компании.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя компании, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание.
• Организовывать:
• встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
• материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий;
• документальное оформление переговоров и анализирует результаты деловой встречи;
• ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции);
• ведение деловой переписки (на каз. и русс. яз.);
• обеспечение рассылки необходимых материалов.
  • Обновлять телефонный справочник компании.
  • Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, составлять письма, запросы, другие документы и материалы для текущей деятельности приемной.
  • Осуществлять покупку канцтоваров и выдачу работникам.
  • Осуществлять контроль за исполнением работниками компании распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
  • Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
  • Заказывать в офис питьевую воду.

• образование – высшее профессиональное или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2-х лет;

• деловой этикет, соблюдение правил делового общения и служебной субординации;

• знание правил и стандартов по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов.

• пятидневная рабочая неделя;
• продолжительность ежедневной работы 8 (восемь) часов с 08:30 до 17:30;
• обеденный перерыв с 12:30 до 13:30;
• суббота, воскресенье - выходные дни.