Бизнес ассистент

Локация: Новосибирск
Формат: офис/разъезды по городу + онлайн-взаимодействие (в период отъезда руководителя — работа преимущественно через Zoom)
График: 5/2 по Новосибирску, ориентировочно 09:00–18:00, вне рабочего времени и в выходные — по необходимости (принятие/фиксация задач)
Оформление: самозанятость (предпочтительно)
Отпуск/больничные: предусмотрены
Уровень дохода: от 70 000 руб/мес

Ключевая задача:
Обеспечить руководителю операционную разгрузку и управляемость повседневных процессов: структурировать входящий поток, координировать выполнение задач, вести календарь, контролировать сроки и качество исполнения. Руководитель формулирует что нужно получить, ассистент отвечает за как организовать выполнение и довести до результата.

О компании:
Производственная компания. Развивает несколько направлений, одно из которых завод по производству теплоизоляции

Обязанности
1) Организация работы руководителя и координация
Полное ведение календаря: планирование встреч, подтверждения, переносы, напоминания.

2) Координация взаимодействий с подрядчиками/партнёрами/командой, фиксация договорённостей.
Подготовка информации для принятия решений: краткие сводки, статусы, варианты решения.

3) Регулярные планерки по задачам в удобное время (без жёсткой привязки к «планёрочному дню»).

4) Информационный контроль (почта/чаты)
Просмотр почты и рабочих чатов, фильтрация важного, оперативное информирование руководителя.
Сбор контекста по вопросам/людям, структурирование входящих запросов.

5) Проектные и операционные поручения (разноплановые)
Поиск, подбор и анализ решений/сервисов/подрядчиков; подготовка сравнений и рекомендаций.
Работа с таблицами (частично): списки, реестры, простая аналитика, контроль данных.
Подготовка писем, материалов, презентаций.

6) Тревел сопровождение и личные задачи: бронирования, билеты, доставки, закупки, отправки, поздравления и прочие поручения руководителя.

7) При необходимости — участие в описании/структурировании бизнес-процессов и внутренней документации.

Требования
- Высшее образование.
- Опыт работы ассистентом от 2 лет (важно: опыт в длительном проекте или в нескольких проектах).

Профессионально важные качества:
- Опыт описания процессов, регламентов, структурирования информации.
- Уверенная работа с Google Docs/Sheets/Excel, презентациями.
- Самостоятельность: умение получать результат без пошаговой инструкции.
- Высокая ответственность за сроки и качество исполнения.
- Системность и аккуратность в работе с задачами и информацией.
- Развитые коммуникации: умение кратко и по делу формулировать, уточнять, фиксировать.
- Готовность к регулярной оперативной связи (в том числе по необходимости вне стандартного рабочего времени).

Этапы отбора
1. Первичное интервью — в Zoom.
2. Собеседование с руководителем