Бизнес ассистент руководителя (помощник)/ Project & Executive Assistant

Indigo School of Arts & Design, Астана

О компании

Indigo School of Arts & Design — одна из крупнейших школ искусств и дизайна в Казахстане:

3 здания, более 2000 учащихся, команда 60+ человек.

Школа работает по международным стандартам, развивает академические и проектные направления и является клубом Федерации UNESCO.

Обо мне

Меня зовут Максим, я основатель школы.

Я одновременно работаю как:

• стратег

• руководитель нескольких направлений

• инициатор запусков и партнёрств

Поэтому ищу ассистента-проджекта, который сможет взять на себя существенную часть операционных и проектных задач (не просто выполнять поручения)

Кого ищу

Мне нужен сильный, думающий ассистент, работающий на уровне project-менеджера, который:

• мыслит проектно и системно

• умеет доводить задачи до результата

• способен работать в условиях высокой многозадачности

• не теряется без подробных инструкций

• умеет разгружать руководителя, не создавая дополнительной нагрузки

Для меня эта позиция высокого доверия и возможности роста.

Ключевая роль

Мой ассистент человек, который:

• помогает переводить идеи в планы, задачи, действия и главное - результаты

• контролирует исполнение решений

• структурирует все что можно ))

• держит большое количество процессов в фокусе

• является связующим звеном между руководителем, командой и подрядчиками

Обязанности

Управление временем и фокусом руководителя

• Планирование рабочего графика

• Контроль встреч, дедлайнов, приоритетов

• Фиксация договорённостей и контроль исполнения

Проектная и операционная деятельность

• Ведение задач и проектов в Bitrix24

• Контроль статусов, сроков, ответственных

• Сопровождение запусков новых направлений

• Координация между людьми и подразделениями

Документы, аналитика, структура

• Подготовка презентаций, таблиц, отчётов

• Оформление идей в ТЗ, регламенты, планы

• Работа с договорами и внутренними документами, написание писем

Коммуникации

• Переписка и коммуникация от имени руководителя (частично)

• Переговоры с партнёрами, подрядчиками, внешними организациями

• Организация встреч (онлайн / оффлайн)

Команда и процессы

• Помощь в найме сотрудников

• Участие в адаптации

• Контроль выполнения задач

• Поддержка внутренних процессов

Ивенты и специальные проекты

• Координация мероприятий школы

• Воркшопы, благотворительные акции, события

• Контроль подготовки и реализации

Личные поручения

• До 10% задач (логистика, организация, точечные вопросы)

Требования

• Опыт работы ассистентом / координатором / project-менеджером от 1 года

• Умение работать с CRM / системами управления задачами

• Сильный тайм-менеджмент

• Самостоятельность и ответственность

• Структурность, дисциплина и внимание к деталям

Будет плюсом:

• Опыт в образовании или креативной среде

• Опыт работы с закупками и логистикой

• Навык подготовки презентаций и аналитики

• Английский язык

Личностный профиль

Ты точно подойдёшь, если ты:

• не боишься ответственности

• любишь порядок и системы

• умеешь работать в высоком темпе и с большим объемом задач

• спокойно держишь сложные процессы

• экологичен в коммуникации

• ориентирован на результат, а не процесс

Заработная плата:

400 000–600 000 ₸ (фиксированная часть + KPI).

В дальнейшем предусмотрен пересмотр и повышение уровня дохода по мере масштабирования проектов и расширения зоны ответственности.

Условия:

• Полная занятость

• График 5/2, плавающие выходные

• Офисный формат. В перспективе возможен гибридный формат (частично удалённо), а также возможны командировки.

Реальный карьерный рост:

ассистент → координатор → project manager → руководитель направления или операционный директор

• Обучение и рост внутри компании

• Погружение в реальные управленческие процессы

Давайте Честно о позиции))

Возможно это не лёгкая работа, но это сильный рост и опыт в крупном проекте. Человек нужен надолго.

Мы стремительно развиваемся и мне нужен человек, понимающий для чего он в образовательном проекте, что он хочет менять со мной и к каким результатам прийти вместе.