Секретарь руководителя

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности начальника филиала. 2. Принимает поступающую на рассмотрение начальника филиала корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные и обособленные структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы.

3. Принимает документы и личные заявления на подпись начальника филиала.

4. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы начальника филиала и филиала в целом.

5. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых начальнику филиала на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

6. Организует проведение телефонных переговоров начальника, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

7. По поручению начальника филиала составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

8. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых начальником филиала (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

9. Осуществляет контроль за исполнением работниками филиала изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений начальника филиала, взятых на контроль.

10. Ведет контрольно-регистрационную документацию.

11. Обеспечивает рабочее место начальника необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе начальника учреждения.

12. Печатает по указанию начальника филиала служебные материалы, необходимые для его работы, и вводит текущую информацию в банк данных.

13. Организует прием посетителей.

14. Выполняет отдельные служебные поручения начальника филиала.

15. Осуществляет работу по ведению архивного дела филиала, организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

17. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразде­лений документы, законченные делопроизводством.

18. Организует работу по разработке номенклатуры дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;

19. Отправляет исходящую корреспонденцию.