Офис-менеджер

Обязанности:

- Организация работы офиса в целом (снабжение офиса канцтоварами, продуктами и другими расходными материалами, контроль работы офисной техники, регистрация корреспонденции, распределение документации, ведение учета звонков и обращений, встреча посетителей, организация совещаний) и т.п.;

-Обзвон клиентов и партнеров для получения документов и оплат;
-Контроль отправки образцов продукции и их своевременный возврат;
-Взаимодействие с главным бухгалтером по вопросам документов и оплат;
​-Выполнение поручений руководителя‚ сбор необходимой информации и ее анализ‚ деловая переписка;
-Координация поездок сотрудников (управлять ЛК компании в Яндекс такси);
-Общение с курьерами, отправка корреспонденции, организация почтовых отправлений;
-Консультирование и помощь сотрудникам офиса по общим вопросам;
-Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, внутренней документации;
-Копирование/ сканирование документов;
-Делопроизводство, документооборот;
-Сбор и подготовка необходимых документов для сертификации;
-Введение отчетов;

-Ведение журналов;
-Управление офисом: контроль за порядком и чистотой в офисе. Взаимодействие с арендодателями и коммунальными службами. Закупка и учет канцелярских принадлежностей и офисной техники;
-Сбор закрывающих документов от клиентов и партнеров;
-Подготовка приказов, доверенностей для переоформления (Ответственность за документы компании);
-Осуществление мониторинга по возвратным накладным, договорам и т.д.;
-Организация и сопровождение деловых поездок сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов);
-Организация мероприятий: корпоративы, тимбилдинги, дни рождения сотрудников, праздники;
-Организация поздравлений контрагентов, отправка подарков;
-Своевременная обработка и распределение входящих на электронную почту писем.

Требования:

Грамотная устная и письменная речь;
Презентабельный внешний вид;
Ответственное отношение к работе;
Внимательность к деталям;
Умение самостоятельно решать проблемы и принимать решения;
Готовность работать усердно и добросовестно;
Желание совершенствоваться и получать новый опыт;
Знание ПК и русского языка обязательно;
Умение пользоваться офисной техникой;

Уверенный пользователь MS Office, гугл таблицы.

Условия:

Официальное оформление согласно ТК РК;
График 5/2 с 09:00 до 18:00;
Ежегодный оплачиваемый отпуск;
Своевременная выплата заработной платы;
Постоянное развитие.