Администратор административного отдела

Обязанности:

Административная поддержка устных обращений (порядка 40 в день по разным вопросам):

• регистрации всех устных обращений, поступающих по телефонной связи, ведение реестра обращений,
• письменная фиксация постановки задач по поступившим устным обращениям, рассылка уведомлений и другой информации,
• контроль исполнения поставленных задач по поступившим обращениям,
• консолидация данных и подготовка регулярных отчетов;

Автоматизация функций канцелярии:

• сканирование и обработка резолюций в электронной системе,
• контроль исполнения резолюций,
• консолидация данных и подготовка регулярных отчетов;

Организация командировок сотрудников холдинга (порядка 30 в месяц, только РФ и СНГ):

• отработка заявок,
• согласование маршрутов, дат и времени поездки с командируемым,
• бронирование и заказ билетов, гостиниц, виз, транспорта,
• сбор закрывающих документов, подготовка отчетности,
• рассылка уведомлений, объявлений и другой информации,
• сбор информации о затратах командировочных проектов;

Вспомогательные функции в ведении делопроизводства:

• регистрация входящей/исходящей корреспонденции, письменных обращений, поступающих по всем электронным и иным видам каналов связи, независимо от принадлежности к регистрируемому виду обращений (порядка 400 штук в месяц),
• формирование резолюций на поступившие обращения
• проверка, редактирование проектов документов, контроль за правильностью оформления.

Наши ожидания от успешного кандидата:

• Высшее образование;
• Опыт работы от 3х лет в административной роли, связанной с организацией, координацией или управлением внутренними административными проектами, в сфере IT-интеграции (желательно);
• Отличные организационные навыки (планирование, приоритезация, внимание к деталям);
• Отличные коммуникативные навыки (общение, деловая переписка);
• Уверенное владение MS Office; навыки работы с 1С;
• Уверенные знания правил работы с конфиденциальной информацией, порядок хранения и передачи данных, требования к информационной безопасности;
• Знание основ делопроизводства;
• Умение работать с большим количеством информацией.

Что мы предлагаем:

• Стабильную официальную заработную плату 120 тыс-150 тыс рублей на руки, соответствующую профессиональным компетенциям, готовы обсуждать с успешными кандидатами;
• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ и социальные гарантии;
• График работы понедельник-пятница с 10.00 до 19.00;
• Медицинское обслуживание в частной клинике;
• Аккредитованная IT Компания с соответствующими льготами для сотрудников;
• Комфортный дизайнерский офис в бизнес-центре NeoGeo с развитой инфраструктурой;
• Поддерживаем инициативы повышения квалификации и сертификации за счёт Компании;
• Активная корпоративная жизнь.