Бизнес-ассистент/Операционный менеджер (маркетплейсы)

Описание вакансии

Руководителю бизнеса, занимающегося продажей на маркетплейсах (несколько направлений), нужен бизнес-ассистент, нацеленный на рост до project-менеджера или операционного директора.

Обязанности на I этапе:

✔️ Управление временем и календарём руководителя

ведение расписания (встречи, созвоны, личные дела), согласование времени с участниками, контроль отсутствия накладок, заблаговременные напоминания о встречах и событиях, формирование ежедневной и недельной повестки дня.

✔️ Управление задачами и приоритетами

сбор всех входящих задач (из мессенджеров, голосовых и др.), декомпозиция крупных задач на понятные шаги, занесение их в таск-менеджер/таблицу, регулярное обновление статусов («в работе / сделано / отложено»), напоминания руководителю и исполнителям о дедлайнах и помощь в расстановке приоритетов (важно / срочно / можно отложить).

✔️ Систематизация и улучшение процессов

выявление повторяющихся задач и оформление их в регламенты и чек-листы, предложение улучшений в организации задач, файлов и коммуникаций, настройка и поддержка таск-менеджеров и рабочих инструментов, помощь в выстраивании понятных маршрутов задач («кто что делает и когда»).

✔️ Порядок в файлах и облаке

структурирование папок в облачном хранилище, контроль логичных названий файлов и документов, создание единых папок по проектам/клиентам/направлениям и обновление версий файлов с минимизацией дублей и «хаоса».

✔️ Владение базовой аналитикой в Google/Excel-таблицах

ведение рабочих таблиц (продажи, расходы, задачи, база клиентов и подрядчиков), использование формул, фильтров, сортировок и сводных итогов, сбор данных из разных источников и подготовка простых отчётов и выжимок для руководителя.

✔️ Маркетплейсы и интернет-продажи (координация)

ведение списка задач по маркетплейсам (обновление карточек, фото, описаний, цен), напоминания ответственным о доработке карточек и сбор отчётов по

✔️ Коммуникации с подрядчиками, партнёрами и поставщиками

ведение первичной переписки, обмен коммерческими предложениями, прайсами и условиями сотрудничества, согласование сроков, формата работ и ожидаемых результатов, напоминания о дедлайнах и недостающих материалах, а также ведение базы подрядчиков/поставщиков с контактами и условиями работы.

✔️ Документы и юридическая поддержка (координация)

сбор и структурированное хранение договоров, актов, счетов и спецификаций, контроль наличия подписанных документов и напоминания о подписании, запрос у контрагентов реквизитов и необходимых документов/сертификатов, ведение реестра договоров (условия, стороны, сроки действия).

✔️ Исследования и аналитика рынка (лёгкий ресёрч)

поиск поставщиков, сервисов и подрядчиков по заданным критериям, сбор и сравнение коммерческих предложений (цены, условия, сроки), мониторинг конкурентов по открытым источникам и подготовка кратких обзоров и сравнительных таблиц.

✔️ Разовые и нестандартные поручения

разбираться в новых сервисах, формах и документах и объяснять простым языком, искать подрядчиков под нестандартные задачи, помогать в организации участия в выставках и мероприятиях по ТЗ, готовить сводки по любым темам на основе открытых источников (законы, требования маркетплейсов, условия партнёрств и т.п.).

Добавляются обязанности на II этапе (через 3 месяца):

✔️ Ежедневная и еженедельная отчётность

подготовка краткого ежедневного отчёта (что сделано, что в процессе, что требует решения), еженедельных обзоров по проектам/направлениям, формирование списка ключевых задач на следующую неделю и фиксация принятых решений, чтобы они не терялись в переписке.

✔️ Работа с информацией и внутренним знанием компании

создание и поддержка «базы знаний» по продуктам, процессам и скриптам, систематизация решений, инструкций и ответов на частые вопросы, регулярное обновление документов при изменениях.

✔️ Коммуникации с командой

передача сотрудникам задач по поручению руководителя, запрос и сбор статусов в единый отчёт, ведение протоколов встреч (итоги, список задач с ответственными и сроками) и регулярные напоминания сотрудникам о достигнутых договорённостях.

✔️ Логистика, поставки, ВЭД (координация)

ведение реестра поставок (заказы в пути, статусы, сроки), запрос у поставщиков и логистов подтверждений, треков и документов, сбор и упорядочивание инвойсов, упаковочных листов и сертификатов, контроль сроков оплат и ключевых этапов поставки, ведение базы логистических партнёров и контактных лиц.

✔️ Подготовка ТЗ, брифов и инструкций

перевод голосовых и идей руководителя в структурированные ТЗ, оформление брифов для дизайнеров, SMM, маркетологов и разработчиков, создание чек-листов для повторяющихся процессов и регулярное обновление шаблонов по мере накопления опыта.

✔️ Работа с кандидатами и HR-процессами

публикация вакансий на нужных площадках (hh, Telegram-чаты, соцсети и др.), первичный отбор откликов по базовым критериям, ведение переписки с кандидатами, организация собеседований (согласование времени, напоминания, ссылки на созвоны) и сбор/структурирование обратной связи по кандидатам.

Добавляются обязанности на III этапе (через 6 месяцев):

✔️ Работа с CRM

помощь в выборе и базовой настройке системы (воронки, поля, статусы), перенос и поддержание порядка в базе клиентов и сделок, настройка задач, напоминаний и простых автоматизаций, подготовка регулярных отчётов по заявкам и воронке продаж, обучение команды базовым правилам работы в CRM и контроль их соблюдения.

Требования:

✔️ Опыт работы в e‑commerce/на маркетплейсах (Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет) от 1 года.

✔️ Уверенное владение Excel/Google Sheets, хорошие навыки работы с данными (сводные таблицы).

✔️ Опыт работы с CRM/таск‑менеджерами — желателен.

✔️ Аналитический склад ума.

✔️ Амбициозность, желание расти за счет своих высоких результатов.

Условия:

✔️ Удаленная долгосрочная работа.

✔️ Полная занятость, 6/1, с 9 до 18 (суббота - легкая нагрузка).

✔️ ЗП фикс на каждом этапе разный, возможно обсуждение kpi.

✔️ Стабильный заработок.

✔️ Возможность вертикального роста.