Офис-менеджер/специалист по документообороту в IT-компанию

Мультимедиа Видеосистемы (mmvs.ru) - разработчик и интегратор мультимедийных решений. Аккредитованная ИТ компания.

За 10 лет существования компании наши специалисты реализовали более 300 проектов по всей России. ММВС - ведущий поставщик мультимедиа в рамках национального проекта “Культура”. Мы активно развиваемся и выходим на новые рынки.

В нашу команду требуется ответственный человек, который готов работать с документами.

Обязанности:

Документооборот и делопроизводство

• Ведение электронного и бумажного документооборота компании с использованием программ: 1С, Диадок, Контур

• Контроль корректности оформления, маршрутизации и сроков обработки входящей и исходящей документации.

• Архивирование документов

• Подготовка, оформление и регистрация договоров по утверждённым шаблонам, сопровождение их согласования и подписания.

• Мониторинг своевременного подписания актов приёмки-передачи и контроль возврата подписанных экземпляров.

Логистика и курьерские службы

• Организация отправки и получения корреспонденции и грузов через курьерские и транспортные компании (СДЭК, Деловые линии, ПЭК и др.).

Офис-менеджмент

• Обеспечение бесперебойной работы офиса: закупка канцелярии, воды, бытовых товаров, расходных материалов.

• Поддержание порядка в общих зонах офиса, контроль наличия необходимых ресурсов.

• Приём звонков и распределение обращений между ответственными сотрудниками.

• Ведение базы контрагентов и актуализация реквизитов.

• Организация командировок сотрудников (билеты, гостиницы, документы).

Требования:

• Уверенное владение инструментами электронного документооборота: 1С, Диадок, Контур, внутренние системы учёта.

• Знание правил оформления договоров, актов, доверенностей, служебных записок и иных официальных документов.

• Навык ведения архива и номенклатуры дел, понимание требований к хранению документации.

• Умение работать с курьерскими и транспортными службами

• Уверенный пользователь ПК: Microsoft Office, Excel (фильтры, таблицы), PDF-редакторы.

• Грамотная письменная и устная речь.

• Внимательность к деталям, умение работать с большим количеством документов.

Будет преимуществом

• Опыт работы в интеграторской, проектной или торговой компании (особенно с оборудованием и проектной документацией).

• Знание основ закупочной документации (44-ФЗ, 223-ФЗ), умение готовить комплект документов.

• Навыки работы в CRM / ERP-системах.

• Официальное трудоустройство
• Годовая премия
• гибкое начало рабочего дня

• Дружный коллектив и корпоративные мероприятия;

• Комфортный офис в районе УрФУ с безлимитным кофе, чаем и сладостями

Если ты внимателен к деталям, любишь порядок и хочешь работать в стабильной IT-компании федерального уровня — присоединяйся к команде ММВС!