Офис-менеджер с функцией специалиста по кадрам

Требования к кандидатам:

• Высшее образование
• Опыт работы не менее 3 лет
• Желание работать в сплоченной команде, отличные коммуникативные навыки
• Уверенный пользователь ПК, умение быстро и легко работать с программами (Microsoft office – Word, Excel, Outlook express, Интернет – для формирования писем, отчетов, быстрого поиска информации по лекарствам, по услугам, по поиску поставщиков, переводов документов, итд итп), разобраться и проанализировать рабочее состояние компьютера и предпринять меры по необходимости вызова мастера.)
• Умение работать с орг.техникой (копирование,сканирование, проверка работы, включение, отключение, перезагрузка, разобраться и проанализировать рабочее состояние орг.техники и предпринять меры по необходимости вызова мастера)
• Знание английского на уровне Intermediate ( для деловой переписки, письменных переводов писем и товаро-сопроводительных документов) - желательно
• Знание делопроизводства (умением формулировать деловые письма) и кадрового делопроизводства (все необходимое по персоналу)
• Оперативность, ответственность, гибкость, умение быстро обучаться и самообучаться, что-то быстро узнать, «пробить», легкий характер.
• Умение наводить порядок и все систематизировать в документах, и в офисе в целом.

Должностные обязанности Офис менеджера:

Обеспечение жизнедеятельности офиса всем необходимым

• Определение и Закуп канцтоваров и необходимых принадлежностей - 1 раз в 3-6 мес
• Закуп продуктов к чаю для коллег и посетителей (чай, кофе, сахар, печенье, яблоки, молоко, конфеты, аптечка) - 1 раз в 3 мес
• Закуп и определение необходимой техники, мебели, необходимых товаров (жалюзи итд) самостоятельно и совместно с руководством. – редко, по необходимости.
• Организация рабочего места для новых и просто сотрудников по необходимости (стол, кресло, компьютер, канцтовары, визитки, корпоративный е-мэйл итд совместно с руководством) – по мере поступления
• Поиск офисов совместно с руководством по необходимости – редко, по необходимости.
• Поиск мастеров и поставщиков услуг - редко, по необходимости.
• Организация ремонта, настройки, чистки компьютеров и принтеров, мебели итд. - по необходимости.
• Организация замены и заправки картриджей для бесперебойной работы . 1 раз в 3 мес
• Бойлер, чистка и ремонт бойлера, заказ воды
• Контроль чистоты порядка в офисе, холодильника, микроволновой печи (координируя с уборщицей)
• Контроль и Обеспечение работы связи и интернета, электричества, отопления, кондиционера итд - по необходимости.
• Поиск и Закуп подарков и организация доставки партнером и сотрудникам – по необходимости или совместно с руководством.
• Контроль расходов на офисные нужды (все что было оплачено налом, индрайвер, разные услуги итд) и ведение отчета и отчет руководству
• Создавать праздники и хорошее настроение-2-3 раза в год, и по ситуации
• Запрос этого всего у руководства

Текущие задачи:

• Переговоры и сотрудничество с поставщиками услуг для офиса
• Сбор, ведение и систематизирование всех договоров с поставщиками услуг для офиса ТОО, оригиналов документов и всех документов по своей части в компьютере, общей папке и в папках. (-аренда –интернет –отели - билеты– яндекс такси – курьеры –бензин, уборщики, электрики, ремонт, заправка картриджа, ремонт техники – канцтовары - IT cервис – мобильная связь-полиграфия-типография-визитка, промоматериалы, различные закупки итд).

• Проверка договоров по своим поставщикам услуг с юристом - по необходимости

• Знание и Ведение Делопроизводства (письма, доверенности итд), работа с входящими и исходящими документами (напр. визы, документы учредителя итд), сбор и систематизирование в компьютере и в папках.
• Работа с электронной почтой и поступающей информацией, ведение деловой переписки с партнерами и сотрудниками, информационные уведомления офиса и сотрудников (о праздниках, о новых сотрудниках итд)
• Организация виз, приглашений, регистраций, разрешений на вьезд с GV Group.
• Бронь отелей, гостиниц.
• Бронь билетов
• Вызов курьеров, подготовка документов, посылок к отправке, отправка, отслеживание, сбор/хранение накладных. Распределение документов полученных от курьеров. Учет отправки и получения документов. (1-3 раза в неделю).
• Знание ПК (Мicrosoft office (word,excel), компьютерной и орг.техники (принтер-сканер-копер)-Сканирование, копирование, сохранение, систематизирование документов на компьютере, и в папках на полках.
• Сбор всех закрывающих оригиналов бухгалтерских документов по своей части (счетов на оплату, АВР, Акты сверки итд) и своевременная передача их в бухгалтерию и передача партнерам их экземпляров. Контроль своевременной оплаты по своим поставщикам услуг.
• Помощь менеджерам по вопросам взаимодействия с компаниями – партнерами (отправки и получения документов) (бухгалтерия, авр, акты сверки, документы, обмен оригиналами документов итд)
• Сотрудничество по инвентаризации офиса по необходимости (1-2 раз в год)
• Прием посетилей, гостей (по необходимости)
• Перевод необходимых документов на русский или английский язык. (кроме профессиональных, отдаем на перевод) (инвойсы , уп.листы, информационные письма, учредительные документы, СОА, договора) – по необходимости и запросу, редко.

Функции Специалиста по кадрам:

• Знание и ведение Кадрового делопроизводства согласно ТК РК (личные дела, договоры ТД, ГПХ, приказы, табеля раб. времени, графики отпусков, увольнение (около 35 человек)). Взаимодействие с кадровыми сайтами Headhunter, Enbek.kz, Учет.кз итд
• Формирование или проверка и согласование кадровых шаблонов документов и процедур с юристом - по необходимости
• Поиск сотрудников совместно с руководством, размещение вакансий, заключение договоров на рекрутинг, анализ и сбор резюме, организация интервью.