Офис-менеджер / Административный директор

О компании:

Agent Provocateur - культовый британский бренд роскошного и провокационного белья, известный своим авангардным стилем и безупречным качеством. Основанный в Лондоне, бренд стал символом женственности, свободы и эстетики luxury fashion.

Обязанности:

1. Административное управление офисом

• Решение технических вопросов совместно с директором по строительству и эксплуатации (ремонт, поломки, сервис).

• Управление закупками и поставщиками.

• Формирование и контроль административного бюджета.

• Поиск, оценка и ведение поставщиков, согласование договоров.

• Ведение внутренних поставщиков, согласование счетов в БитФинанс и 1С.

• Переговоры и оптимизация контрактов.

• Заказы канцелярии, хозтоваров, расходников.

• Координация с IT: рабочие места, пропуска, оргтехника, телефония.

• Организация и контроль выдачи корпоративного оборудования.

2. Поддержка розничной сети бутиков

• Заказ и доставка расходных материалов.

• Контроль остатков и затрат по сети.

• Курьерская логистика между офисом и бутиками.

• Обработка заявок магазинов.

• Административная поддержка открытия новых точек.

3. Корпоративное такси

• Ведение договора и коммуникации с сервисом.

• Контроль лимитов, распределение доступов.

• Мониторинг поездок, анализ затрат, отчётность.

4. Организация командировок (Travel-management)

• Заказ авиабилетов и ЖД.

• Консультации по тарифам и правилам.

• Взаимодействие с агентствами.

• Бронирование гостиниц.

5. Документооборот

• Оптимизация административных регламентов.

• Работа с коммерческим архивом, поиск и выдача документов.

• Подготовка справок для сотрудников.

• Сопровождение договоров ГПХ и актов.

• Контроль договоров материальной ответственности.

6. Охрана труда и пожарная безопасность

(совместно с аутсорс-компанией)

• Ведение проекта по ОТ и ПБ.

• Коммуникация с провайдером.

• Передача данных о сотрудниках.

• Организация медосмотров, инструктажей и обучений.

7. Корпоративная культура и коммуникации

• Организация корпоративных мероприятий.

• Ведение внутренних коммуникаций (портал).

• Поздравления сотрудников.

• Организация приема гостей.

• Участие в HR-проектах.

8. Оптимизация и развитие

• Анализ эффективности административных процессов.

• Внедрение новых инструментов и систем.

• Участие в планировании инфраструктурного развития.

Требования:

• Опыт работы в административной роли или офис-менеджменте от 3 лет.

• Опыт построения или оптимизации административных процессов с нуля.

• Уверенные навыки работы с документами, договорами, счетами, архивом.

• Опыт взаимодействия с поставщиками и ведения закупок.

• Базовые финансовые навыки: работа с бюджетом и контролем расходов.

• Навыки организации рабочих мест, взаимодействия с IT и выдачи оборудования.

• Опыт travel-менеджмента: билеты, гостиницы, корпоративное такси (желательно).

• Умение работать в режиме многозадачности, быстро переключаться.

• Развитые навыки коммуникации, переговоров, клиентоориентированность.

• Проактивность, ответственность, системность и позитивный настрой.

Условия:

• Оформление по ТК РФ с первого рабочего дня.

• График работы: офис, 5/2 с 10:00 – 19:00.

• Комфортный современный офис в центре Москвы — ул. Петровка (5–7 минут от метро).

• Работа в премиальной группе компаний с возможностью влияния на процессы и участия в развитии инфраструктуры.

• Профессиональная команда.

• Возможность инициировать и внедрять собственные проекты по оптимизации офиса и административных процессов.