Офис-менеджер

Обязанности:

Ведение делопроизводства:

• подготовка Договоров (при необходимости).
• ведение договорной базы (реестры).
• регистрация входящей и исходящей корреспонденции.
• отправка документации по общехозяйственным договорам (Почта России).
• составление протоколов на совещаниях.

Коммуникация с подрядчиками и Заказчиками (первичная):

• деловая переписка на электронной почте компании.

• прием звонков и документов в офис.
• проведение первичных онлайн встреч с поставщиками (при необходимости).
• первичная обработка заявок на сотрудничество от Заказчиков.

• переговоры по заявке на услуги с Заказчиком.
• ведение задачи в CRM – системе компании (обновление статуса, размещение материалов).
• составление драфт КП (после обучения).
• запрос обратной связи по КП.

Поддержание жизнедеятельности офиса:

• пополнение запасов (канцелярия, вода и пр.).
• помощь в реализации печатной продукции (презентации, визитки и пр. для нужд офиса/проектной деятельности).
• приготовление напитков гостям офиса, генеральному директору. Последующая уборка сервиза.

Конгрессно-выставочная деятельность (два раза в год, март + октябрь):

• помощь в организации выставок (MITT, PIR-экспо).

• коммуникация с организаторами выставок.
• подготовка материалов и документации к выставке (печатная продукция и пр.).
• контроль оплаты счетов по деятельности.
• представление компании на стенде.
• просветительская деятельность.
• организация пространства на площадке.
• коммуникация с партнерами на площадке.

Проектная деятельность:

• редактура отчетной документации (проверка на пунктуальные/орфографические ошибки, приведение Отчета в фирменный стиль компании).
• формирование отчетной документации для Заказчика проектного блока.
• помощь в поиске аналитических материалов для Отчетов в рамках проведения маркетинговых работ.
• составление закрывающих документов по проектам по унифицированной форме (редко, при необходимости).
• участие в проектных работах маркетингового и операционного блоков (после обучения).

Организация командировок сотрудников – авиабилеты (Авиасейлс), отели. Ведение реестра командировок в Excel.

Требования:

Высшее образование (бакалавриат), направления с преимуществом для соискателей:

• 43.03.03. Гостиничное дело.
• 43.03.01. Конгрессно-выставочная деятельность.
• 38.03.01. Экономика

• особенно, направление «Бухгалтерский учет, анализ и аудит».

• 40.03.01. Юриспруденция.

Hard Skills:

• Навыки работы в системе Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Знание основ работы с документами.
• Финансовая грамотность. Работа с первичными бухгалтерскими документами: подготовка авансовых отчетов, сбор и проверка чеков, счетов, актов выполненных работ.
• Минимальные навыки работы с оргтехникой при мелких заминках.

Условия:

• График работы 5/2 с 9.00 до 18.00.
• Заработная плата по ТК РФ.
• Выплата два раза в месяц.

Дополнительно:

• Дружный небольшой коллектив, адекватное современное руководство.
• Зерновая кофемашина и вкусняшки в офисе.
• Новогоднее премирование.
• Корпоративное такси, если надо уехать куда-то по делам.
• Командирование в г. Москва в рамках конгрессно-выставочной деятельности (два раза в год).