Координатор офиса

1. Работа с клиентами и партнерами

• Консультирование клиентов по услугам компании.
• Принятие и формирование заявок, передача в соответствующие подразделения для исполнения.
• Подготовка и направление коммерческих предложений.
• Подготовка и оформление договоров.
• Составление, отправка и регистрация исходящей и входящей корреспонденции (письма, заявки и т. д.).
• Регистрация договоров и писем.

2. Организация и сопровождение учебного процесса

• Формирование и регулярное обновление базы преподавателей.
• Подготовка графиков обучения.
• Подготовка регистрационных листов, видеоматериалов и других сопроводительных документов.
• Контроль качества и своевременности работы преподавателей.
• Сбор и внесение данных о возврате протоколов по электробезопасности.

3. Финансовое сопровождение

• Мониторинг интернет-банкинга.
• Подтверждение и проведение платежей через банк.
• Выставление счетов на оплату.
• Проверка выставленных ЭСФ (электронных счетов-фактур).
• Проверка выставленных ЭАВР (электронных актов выполненных работ).
• Выставление АВР на бумажном носителе.
• Формирование актов сверок с контрагентами.
• Подготовка ежедневных отчётов по доходам и расходам.
• Подготовка ежемесячных финансовых отчётов.
• Ведение анализа дебиторской задолженности.
• Контроль и взаимодействие с бухгалтерией по текущим вопросам.

4. Административно-хозяйственные функции

• Контроль и координация работы водителя.
• Мониторинг и пополнение баланса сайта.
• Отправка почтовой корреспонденции, оформление заказов в межгород.
• Контроль административных расходов организации (аренда, бухгалтерские услуги, коммунальные платежи, интернет и прочее).
• Владение контактной информацией по ключевым административным вопросам (пропускной режим, клининг, техническое обслуживание и т. д.).
• Контроль и участие в проведении генеральной уборки помещений.

5. Документирование и соответствие требованиям

• Контроль за актуальностью нормативно-правовых актов, правил, стандартов и иных регулирующих документов, относящихся к деятельности компании.

Работа в СRM системе

• Внесение данных клиента в карточку СRM системы БИТРИКС24
• Своевременное пересылание заявок, поступающих на корпоративную почту, в рабочую группу WhatsApp

Прочее

Выполнение отдельных поручений руководителя.