Офис-менеджер (помощник руководителя)

Москва, Ленинградский проспект, 37

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение документооборота в 1С ( работа с договорами и пр.);
Осуществление сбора материалов и информации, необходимых руководителю;
Составление писем, организационно-распорядительных документов, запросов, отчетов и прочих документов, необходимых для руководителя;
Ведение входящей и исходящей корреспонденции, регистрация, учет, хранение, архивирование документов и перераспределение внутри организации входящих документов по назначению.
Полная организация, контроль и поддержка работы офиса - (организация рабочих мест, канцелярии);
Контроль документооборота - корреспонденция, договора;
Составление внутренних отчетов (расходы на почту, курьерские службы, канцелярия и т.д.);
Работа с оргтехникой (печать, копирование сканирование);
Прием входящих звонков, деловая переписка;
Оформление почтовой корреспонденции, отправка, ведение реестров;
Обеспечение бесперебойного функционирования офиса (заказ канцелярских, продовольственных и хозяйственных товаров);
Встреча гостей, чай/кофе;
Протоколирование внутренних совещаний;
Помощь в организации мероприятий (корпоративные подарки партнерам, корпоративы, дни рождения);
Заказ пропусков в здание офиса;
Организация поездок сотрудников (бронирование билетов на поезд/ самолёт, бронирование номеров в гостинице);
Аренда квартир, заключение договоров, контроль своевременной оплаты;
Контроль пополнения топливных карт, Мегафон;
Отслеживание автомобильных штрафов, контроль за оплатой;
Страховка автомобилей, отслеживание сроков;
Сканирование и рассылка контрагентам бухгалтерских документов;
Выполнение поручений руководителя.

Требования:

Высшее образование;
опыт работы офис-менеджером, секретарем, либо личным помощником руководителя;
грамотная устная и письменная речь;
уверенный пользователь ПК (Microsoft Office, Google Docs, почтовые приложения), как преимущество работа с 1с Документооборот;
умение пользоваться офисной оргтехникой;
личные качества: активная жизненная позиция, энергичность, ответственность, пунктуальность, умение грамотно расставлять приоритеты в режиме многозадачности.

Условия:

официальное оформление по ТК РФ;
стабильная выплата заработной платы - 2 раза в месяц;
график работы 5/2, нормированный рабочий день (с 9.00 до 18.00);
удобное расположение офиса в шаговой доступности от м. Динамо/ ЦСКА, г. Москва, Ленинградский пр-кт, д. 37, БЦ Аэродом.