Sales Department Assistant

О компании:
Мы — международная компания, лидер в своей отрасли. Наша команда стремится к excellence, и мы ищем целеустремленного и организованного специалиста, чтобы усилить наш отдел продаж.

Основные задачи:

1. Договорная работа и документооборот:

• Полное сопровождение контрактов и дополнительных соглашений (от подготовки до архивирования)

• Взаимодействие с головным офисом по утверждению документов

• Работа в SAP ECC: присвоение номеров, отслеживание статусов, напоминания аппруверам

• Обмен оригиналами документов с клиентами через DHL/KSE

• Поддержка процесса подписания экспортных, импортных и маркетинговых контрактов

• Проверка отчетной документации после маркетинговых мероприятий

2. Управление базой данных и архивирование:

• Ведение актуальной базы контрактов и сопутствующих документов

• Сканирование и электронное архивирование в корпоративной системе

• Ведение реестра производственных приказов

• Оформление и согласование сервисных актов

• Передача документов в бухгалтерию

3. Работа в SAP ECC и SAP Ariba:

• Создание и отслеживание заявок на закупку (PR)

• Создание заказов (PO) через корпоративный портал

• Решение системных ошибок через IT-поддержку

4. Организация командировок и визовая поддержка:

• Бронирование авиа- и ж/д билетов, отелей, трансферов

• Визовая поддержка сотрудников и гостей компании

• Оформление бизнес-приглашений и сопроводительных писем

5. Отчетность:

• Формирование отчетов по командировочным и представительским расходам (Concur)

• Отчеты по расходам на топливо и мойку

• Ведение табеля учета рабочего времени sales-команды

6. Организационная поддержка:

• Помощь в организации корпоративных мероприятий

• Закупка подарков и сувенирной продукции для клиентов

• Организация отправки образцов продукции

• Отправка документов на перевод и нотариальное заверение

• Взаимодействие с ресепшен и курьерскими службами

Требования:

• Опыт работы на аналогичной должности

• Знание SAP ECC/Ariba будет преимуществом

• Внимательность к деталям и организованность

• Ответственность и исполнительность

• Готовность к многозадачности

• Хорошие коммуникативные навыки

Условия:

• Работа в международной компании

• Официальное трудоустройство

• Современный офис

• Возможность профессионального роста