Офис-менеджер

Крупнейшая светотехническая компания всего Уральского региона – ООО «КОМПАНИЯ ИНТЕРСВЕТ», объявляет конкурс на вакансию Офис-менеджера.

Наша компания стремительно развивается и, в связи с этим, нам в команду требуется активный, думающий человек, который сможет управлять жизнью офиса, потоком документов, временем руководителя и делать рабочий процесс более комфортным и эффективным.

От нас:

• Стильный офис с хорошей транспортной доступностью. Мы верим, что пространство для жизни и работы должно быть не только удобным и эргономичным, но и красивым;
• Крутая команда профессионалов, по-настоящему любящих свою работу, всегда готовых помочь;
• Нестандартные интересные задачи;
• Рабочее место, оборудованное всем необходимым;
• Трудоустройство в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации;
• График работы 5/2 (с 9:00 до 18:00);
• Конкурентоспособная, официальная заработная плата 2 раза в месяц. После испытательного срока по итогам работы возможны премии;
• Просторная автомобильная парковка.

Что нужно делать:

• Административная/информационная поддержка руководителя;

• Поддержка руководителя в управлении проектами: контроль сроков и отслеживание выполнения задач;

• Помощь руководителю во взаимодействии с отделами и подразделениями организации;

• Оптимизация процессов;

• Сбор и структурирование информации по распоряжению руководителя;

• Работа с CRM и базами данных, формирование отчётов;

• Взаимодействие с деловыми партнерами;

• Организация жизнедеятельности офиса; обеспечение порядка и чистоты в офисе; координация работы клининговой службы и подрядных организаций по уборке территории, прилегающей к офису, а также стоянки; организация мелкого ремонта в офисе; передача показаний счетчиков (вода, электроэнергия); сбор заявок на канцелярские товары, на обслуживание и настройку ПК и оргтехники, заказ питьевой воды, продуктов для кофе-брейков, гигиенических средств для санитарных комнат офиса и т.д.;
• Прием и распределение входящих телефонных звонков;
• Ведение документооборота: входящая и исходящая корреспонденция, прием, регистрация и перераспределение документов; отправка корреспонденции через курьерские службы и "Почту России";
• Ведение деловой переписки;
• Подготовка планерок, совещаний, рабочих встреч, переговоров (подготовка помещений, сбор материалов, оповещение участников);
• Travel-поддержка руководителя и сотрудников компании: бронирование билетов, гостиниц, организация трансфера;
• Прием посетителей, помощь в решении их вопросов;
• Встреча гостей офиса: приготовление и подача чая, кофе для руководителя и гостей;
• Ведение и контроль поручений руководителя;
• Участие в организации корпоративных мероприятий.

Какие качества и навыки мы хотели бы в Вас видеть:

Хороший Офис-менеджер должен быть человеком общительным, доброжелательным, умеющим ладить с людьми. Важны организованность, четкость, пунктуальность. Полезны на этой работе хорошая оперативная память, способность к концентрации и распределению внимания.

Если вы дочитали до этого места и поняли, что вам захотелось быть в нашей команде, прямо сейчас откликайтесь на вакансию и мы свяжемся с вами в ближайшее время!