Task Coordinator / Ассистент по задачам основателя

Task Coordinator / Ассистент по задачам основателя (офис)

Цель роли. Обеспечить 100% фиксирование поручений основателя в Trello / In-House CRM Task Manager, задавать сроки, статусы и ответственных, контролировать исполнение и поддерживать порядок в системе.

Обязанности

• Принимать поручения (устно, голосовые, чат) и оперативно фиксировать их в Trello/CRM.

• Уточнять цель, критерии успеха, дедлайн, приоритет, ответственных; разбивать на чек-листы.

• Вести статусы и SLA, теги/проекты, поддерживать единую структуру и номенклатуру задач.

• Ежедневный мониторинг выполнения, напоминания и эскалации по просроченным задачам.

• Протоколировать встречи/звонки: конспект, action items, сроки, ответственные.

• Готовить ежедневный дайджест статусов и еженедельный отчёт для основателя.

• Поддерживать шаблоны карточек/регламенты, архив голосовых, наводить порядок в бэклоге.

• Улучшать процесс: автоматизация уведомлений, метрики выполнения, регулярные ревью.

• Командировки при необходимости.

Требования

• Опыт работы с системами управления задачами (Trello, Asana, Notion, CRM и др.).

• Высокая внимательность, системное мышление; умение структурировать разрозненные поручения.

• Навык работы с голосовыми поручениями: транскрибация и логичное оформление задач.

• Ответственность, пунктуальность, дисциплина; тактичная «дойдем до результата» коммуникация.

• Грамотная устная и письменная речь, умение кратко формулировать статусы.

• Опыт ассистента руководителя/координатора проектов/PM — преимущество.

• Понимание бизнес-процессов (желательно в IT/авто/сервисной сфере).

• Готовность к офисной работе (без гибрида) и к командировкам.

Условия

• Полная занятость, работа в офисе.

• Современные инструменты: Trello / In-House CRM Task Manager, чаты, голосовые бот-сервисы.

• Обучение по внутренним регламентам, доступ к шаблонам и базе знаний.