Офис-менеджер

Требования, критерии и функции к кандидату на должность офис-менеджера

1. Общие требования

• Образование: высшее (желательно — международные отношения, лингвистика, управление, административное дело и пр.)
• Опыт работы: не менее 2 лет в административной или международной структуре
• Личные качества: ответственность, организованность, пунктуальность, дипломатичность, конфиденциальность, высокий уровень культуры общения
• Место работы: Центральный аппарат Международного образовательного учреждения «Сапат»

2. Знание языков

• Кыргызский язык — свободное владение
• Русский язык — свободное владение
• Английский язык — не ниже уровня B2 (устная и письменная речь)
• Турецкий язык — не ниже уровня С2 (устная и письменная речь)

3. Профессиональные и технические навыки

3.1. Делопроизводство и документооборот

• Прием, регистрация, учет входящей и исходящей корреспонденции
• Подготовка писем, приказов, распоряжений, протоколов, служебных записок
• Работа с бумажными и электронными архивами
• Контроль сроков исполнения документов
• Ведение журналов и электронных реестров
• Методическое сопровождение сотрудников по вопросам документооборота

3.2. Протокольное сопровождение и организация мероприятий

• Организация совещаний, заседаний, круглых столов, конференций
• Подготовка и оформление протоколов и отчетных материалов
• Организация приема гостей и делегаций, включая иностранных
• Соблюдение норм международного и официального протокола
• Подготовка помещений, техники и материалов для мероприятий

3.3. Международное сотрудничество

• Ведение международной переписки (составление, перевод, оформление писем)
• Устный перевод на встречах и мероприятиях
• Поддержка визитов иностранных делегаций (программы, логистика, сопровождение)
• Подготовка презентаций на русском, английском и турецком языках
• Координация взаимодействия с международными организациями и партнерами
• Подготовка отчетов и аналитических материалов по международному направлению

3.4. Работа с техническими средствами

• Владение Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint
• Уверенные навыки подготовки презентаций (PowerPoint, Google Slides)
• Владение оргтехникой: принтер, сканер, проектор и др.
• Опыт использования Zoom, Teams, Google Meet для онлайн-встреч
• Навыки работы в системах электронного документооборота

4. Личностные и профессиональные качества

• Ответственность и внимательность к деталям
• Грамотная устная и письменная речь
• Стрессоустойчивость, умение работать в условиях многозадачности
• Дипломатичность, вежливость, культура общения
• Инициативность и умение принимать самостоятельные решения
• Умение соблюдать субординацию и конфиденциальность

5. Дополнительно

• Готовность к командировкам
• Гибкость во времени (возможна работа в нерабочее время во время мероприятий)
• Опыт работы с международными фондами, посольствами или образовательными проектами приветствуется
• Наличие портфолио (примеры подготовленных документов, презентаций и др.) — желательно
• Готовность к прохождению тестирования или собеседования на английском и турецком языках