Советник отдела контроля и информационно-аналитического обеспечения (Архивариус)

ежедневно в рабочее время на своем рабочем месте знакомиться с поручениями руководителя Службы, начальника Отдела, заместителя начальника Отдела и иными документами (заявлениями, обращениями, служебными записками т.д.), переданными в электронной форме в системе электронного документооборота, обеспечивающей делопроизводство Службы, и надлежащим образом их исполнять;

выполнять функции по обеспечению хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов Службы;

осуществлять подготовку нормативных, методических документов по вопросам обеспечения сохранности и учёта документов Службы;

вести учётную документацию;

принимать участие в разработке предложений по улучшению деятельности архива Службы;

обеспечивать и соблюдать нормативные режимы хранения архивных документов Службы;

готовить и представлять описи дел на ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) Иркутской области в соответствии с планом; составлять исторические справки, дополнения к историческим справкам, предисловия;

готовить номенклатуру дел Службы;

составлять паспорт архива организации и направлять в Государственный архив Иркутской области;

инструктировать работников структурных подразделений Службы по оформлению дел к передаче на хранение, осуществлять контроль над правильностью оформления и подготовкой дел;

организовывать рациональное размещение документов в архиве;

проводить экспертизу ценности документов, составление актов, паспортов архива;

вести учет документооборота и количества дел, вести электронный архив Службы;

организовывать правильное и своевременное уничтожение документов Службы;

организовывать выдачу документов из архива Службы во временное пользование по запросам сотрудников Службы, осуществлять приём и проверку дел после работы с ними;

формировать дела постоянного и временного хранения, в том числе хранение научно-технической документации;

вести работу по реставрации, оформлении обложек дел, нумерации или перенумерации листов, составлении листов-заверителей, шифровке, картонированию дел, замене ярлыков на коробках;

составлять и вносить изменения в план-схему архивохранилища, постеллажные топографические указатели, вести их в электронном виде;

осуществлять взаимодействие с ОГКУ «Государственный архив Иркутской области»;

осуществлять информационное, документарное и иное взаимодействие с другими структурными подразделениями Службы по вопросам, связанным с компетенцией отдела;

поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

обеспечивать проведение работ по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образующихся в процессе деятельности отдела;

обеспечивать хранение документов, связанных с деятельностью отдела в соответствии с номенклатурой дел Службы;

обеспечивать сохранность находящихся на исполнении документов;

вести учет и хранение протоколов общих собраний собственников по вопросам, не связанным с выбором управляющей организации и способом управления многоквартирными домами в программе «Акцент-Жилинспектор»;

в случае служебной необходимости, на период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине сотрудников отдела по поручению начальника отдела принимать, обрабатывать и регистрировать входящие, исходящие документы и обращения граждан, отправлять исходящие документы почтой и выдавать ответы (запросы) заявителям на руки (в случае возникновения необходимости);

30. рассматривать предложения, запросы, письма, жалобы, заявления и обращения физических и юридических лиц, в том числе индивидуальных предпринимателей, органов государственной власти, органов местного самоуправления и их должностных лиц, а также подготовку ответов на них в пределах компетенции Отдела;

31. запрашивать и получать в установленном законодательством порядке от органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;

32. в установленном порядке предоставлять отчет о проделанной работе начальнику Отдела, заместителю начальника Отдела, руководителю Службы;

33. поддерживать уровень квалификации, необходимый для надлежащего исполнения должностных обязанностей;

34. не разглашать сведения, составляющие государственную и иную охраняемую федеральным законом тайну, а также сведения, ставшие известными в связи с исполнением должностных обязанностей, в том числе сведения, касающиеся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающие их честь и достоинство;

35. беречь государственное имущество, в том числе предоставленное для исполнения должностных обязанностей;

36. представлять в установленном порядке предусмотренные федеральным законом сведения о себе и членах своей семьи, о полученных им доходах, об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, и о его обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах супруги (супруга) и несовершеннолетних детей, об имуществе, принадлежащем им на праве собственности, и об их обязательствах имущественного характера;

37. соблюдать ограничения, выполнять обязательства и требования к служебному поведению, не нарушать запреты, установленные федеральными законами;

38. сообщать руководителю Службы о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта;

39. соблюдать инструкцию по делопроизводству в Правительстве Иркутской области;

40. соблюдать служебный распорядок и служебную дисциплину;

41. исполнять иные обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации и правовыми актами Службы, исполнять поручения начальника, заместителя начальника Отдела, руководителя Службы.

иметь образование по направлению подготовки[1] (специальности) «Гуманитарные науки», «Документоведение и архивоведение», «Юрист».​​​​​​​

​​