Офис-менеджер

Обязанности:

1.1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

- организует проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

- обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

- обеспечивает чистоту и порядок в офисе Компании.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

- принимает документы и личные заявления на подпись руководителя Компании;

- подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

- по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;

- оформляет приказы директора и доводить их до сведения работников;

- ведет оформление трудовых договор и прием на работу;

- осуществляет контроль за исполнением работниками Компании изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль;

3. Ведет делопроизводство, регистрацию и учет входящих и исходящих документов;

Ведет прием и встречу клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям;

Организовывает совещания и заседания, проводимые Директором;

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

2.1. На должность офис-менеджера принимается лицо, имеющее средне-профессиональное образование или высшее образование и стаж работы не менее 1 года;

2.2. Офис-менеджеру необходимо знать:

- законодательство Республики Казахстан;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

- структуру Компании, направления ее деятельности;

- организацию делопроизводства, схемы документооборота;

- правила и стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

- основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

- порядок ведения деловой документации;

- порядок заключения договоров;

- основы работы с электронной почтой, Битрикс24, MS WORD, MS EXCEL, основы работы с системой «1С: Предприятие»;

- деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;

- правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;

- порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;

- правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.

2.3. Офис-менеджеру необходимо уметь:

- грамотно составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести кадровый учет рабочего времени;

- пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

- составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
- организовывать процедуру закупки товаров или услуг;

- вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
- поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
- предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
- использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри компании.

Условия:

- Уютный офис на левом берегу;

- небольшой, дружный коллектив;

- конкурентная заработная плата;

- возможности для профессионального развития.

Ищем позитивного, активного, дружелюбного и ответственного офис-менеджера.