Офис-менеджер («МВС ИИ»)

MWS AI – это часть экосистемы МТС Web Services, где создаются AI-решения будущего. Голосовые ассистенты и чат-боты могут ответить на любой вопрос клиента, а компьютерное зрение - распознавать лица и эмоции.

Задачи, который вас ждут:

• Обеспечение бесперебойного функционирования офиса, включая заказ и контроль остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ), таких как продукты питания и канцелярские товары, в рамках действующих договоров с поставщиками.
• Проведение анализа рынка и поиск оптимальных поставщиков для закупок в соответствии с потребностями компании, включая карты доступа, бронированные таблички, кофе и другие необходимые материалы.
• Обеспечение своевременного поступления закрывающих документов, контроль соответствия заказов, сумм и номеров договоров, а также работа с системой электронного документооборота (Directum).
• Контроль лимитов и оптимизация затрат, в рамках утверждённого бюджета.
• Организация корреспондентской отправки через сервис КСЕ, включая формирование заказов и координацию доставки.
• Обеспечение отправки корреспонденции через отделение Почты России (по потребности).
• Взаимодействие с подрядными организациями по вопросам перемещения мебели и другим хозяйственным вопросам.
• Администрирование системы бронирования рабочих мест UnSpot, обеспечение ее корректной работы и поддержки пользователей.
• Оказание помощи в организации корпоративных мероприятий в офисе, включая подготовку помещений, закупку необходимых материалов и координацию участников.
• Загрузка авансовых отчетов в систему Directum по мелким закупкам до определенной суммы (200 тыс. руб.).
• Загрузка договорных документов, договоров в систему Directum для согласования и утверждения.
• Организация парковки для гостей компании, включая заказ пропусков, координацию проезда и взаимодействие с охраной.
• Обеспечение общих зон продуктами питания, кофе и другими необходимыми расходными материалами (временная замена на период отпуска основного сотрудника/взаимодействие с кофе леди).
• Контроль качества уборки офисных помещений, проверка наличия необходимых расходных материалов и своевременное пополнение запасов.
• Выполнение поручений руководителя

Мы ждем от вас:

• Опыт работы офис-менеджером или на аналогичной должности не менее 2 лет.
• Уверенное владение компьютером и офисными программами (MS Office, Excel, Word).
• Опыт работы с системами электронного документооборота (желательно, Directum).
• Навыки ведения бюджета и контроля расходов.
• Отличные коммуникативные навыки и умение работать в команде.
• Ответственность, внимательность к деталям, исполнительность и организованность.
• Знание базовых основ делопроизводства и документооборота.
• Умение работать в режиме многозадачности и расставлять приоритеты.
• Знание английского языка будет преимуществом.

• Что мы предлагаем:

• Удобный формат работы на ваш выбор - офис или гибрид;
• Комфортный офис в 5 минутах пешком от метро Курская\Чкаловская (Москва);

• Медицинскую страховку с 1 месяца со 100% покрытием расходов, включая стоматологию, страхование жизни и здоровья в поездках за рубеж. А еще можно застраховать родственников с корпоративной скидкой;

• Компенсацию мобильной связи с первого дня;

• Участие во внешних IT конференциях и обучающих программах;

• Полезные курсы и вебинары в корпоративном университете и электронные библиотеки.

• Единую подписку МТС Premium — KION light в онлайн-кинотеатре KION, сервис МТС Music, 30 дней бесплатного пользования подпиской OZON Premium;

• Скидки и предложения от партнеров на фитнес, занятия английским и прочее.