Офис-менеджер (Химмаш)

Приглашаем в компанию "офис-менеджера, помощника руководителя".

Обязанности:

• Кадровый функционал

  Оформление, подписание, выдача сотрудникам утвержденных политик, регламентов и прочих документов, обязательных к исполнению

  Выгрузка данных по посещаемости со сканера, ведение учета рабочего времени по компаниям

  Административный функционал

  Взаимодействие с охраной, выписка разовых и постоянных пропусков на машины, согласование различных отступлений от пропускного режима.

  Контроль допуска посетителей в офис, ответ на домофон

  Постановка задач, взаимодействие с сис. админом, специалистом по орг. технике, тех. поддержкой интернета и телефонии

  Ликвидация мелких неполадок с телефонами, орг. техникой и компьютерами

  Согласование и закупка необходимой мебели и техники

  Отслеживание потребности, закуп канц. и хоз. товаров, продуктов

  Постановка хозяйственно-технических задач разнорабочему, водителю

  Организация обучения, командировок, оформление билетов/отелей/виз/пропусков на мероприятия

  Регистрация, подготовка документов на выставки

  Организация корпоративов

  Организация и оснащение рабочих мест для новых сотрудников, подготовка новых учетных записей, хранение данных

  Контроль за выдачей корпоративных телефонов, переоформление номеров

  Своевременная передача в оплату счетов по гсм, связи, коммунальным услугам, воде, охране (контроль наличия средств на балансах)

  Оформление доверенностей на сотрудников

  Сбор пакетов документов для получения различных услуг - кредитования, страхования, лизинга и пр.

  Сбор закрывающих документов по оказанным услугам/купленным товарам в пределах своей зоны ответственности

  Заказ/покупка предметов и услуг технического и хозяйственно-бытового назначения для офиса и личных нужд руководства

  Составление, ознакомление сотрудников под подпись и хранение документов (приказы, регламенты, решения и пр.)

  Контроль за своевременным размещением информации о днях рождениях

  Ведение общего списка сотрудников

  Хозяйственный функционал

  Организация мелкого/текущего ремонта, реконструкция помещений, складов.

  Организация ремонта помещений: поиск подрядчиков, проверка смет, закуп материалов для ремонта

  Заключение/изменение договоров на предоставление коммунальных услуг

  Взаимодействие с обслуживающими организациями (видеонаблюдение, вентиляция, ЧОП, водоканал и пр), постановка задач, контроль исполнения

  Взаимодействие с поставщиками коммунальных услуг: решение текущих вопросов, контроль начислений/задолженности/сверки, выполнение регламентных процедур

  Снятие показаний, оформление отчета по теплопотреблению ежемесячно

  Снятие и передача показаний водосчетчиков ежемесячно

  Вызов специалистов в аварийных ситуациях

  Контроль исправности техники, организация диагностики/ремонта, заправка картриджей

  Инвентаризация/утилизация стройматериалов, мебели, техники и пр.

  Контроль работы вентиляции – ежедневное включение/выключение, настройка мощности и подогрева, мониторинг неисправностей, включение/выключение кондиционеров, в зависимости от температуры в офисе

Выполнение личных поручений руководителя

• Требования:

• Опыт работы в должности помощника руководителя, офис-менеджера от 2-х лет, в АХО
• Грамотная устная и письменная речь
• Отличное знание ПК и оргтехники
• Способность работать в режиме многозадачности
• Самоорганизованность
• Высокие коммуникативные навыки

Условия:

• 75 000 - 80 000 рублей + премия по результатам работы
• Пятидневка с 8-00 до 17-00 (выходные: субб, воскр)
• Комфортный офис на Химмаше, улица Альпинистов, 57У
• ПАРКОВКА
• Стабильная выплата заработной платы, без задержек, дважды в месяц
• Трудоустройство согласно ТК РФ