Офис-менеджер

Ведет делопроизводство (оформление, электронную и бумажную регистрацию, прохождение, хранение и извлечение документации (входящей, исходящей документаций, служебных записок, приказов и распоряжений) в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса, ведет деловую переписку, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

Принимает документы и личные заявления на подпись директора Компании;

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

Организует проверку офисного оборудования (компьютеров, телефонов, принтеров) на предмет определения готовности к эксплуатации;

Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса;

Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды;

Организует обеспечение, приемку, учет и хранение канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы, проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов, анализирует предложения, структуру цен, системы скидок, обеспечивает размещение заказа у поставщиков, заключает договоры);

Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы;

Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-автоматической телефонной станции, копировальных машин, диктофонов), осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;

Организует документальное оформление переговоров, встреч, собраний;

Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса;

Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины, ведет табельный учет фактического времени пребывания и нахождения работников на рабочем месте, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет сводки о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих, ведет оформление (проект приказа о направлении в командировку, служебное задание, командировочное удостоверение) и учет рабочего времени и времени отдыха командированных сотрудников с обязательным ведением записи в электронном журнале регистрации командировок);

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование;

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

Ведет контрольно-регистрационную картотеку;

Выполнение копировально-множественных работ для сотрудников офиса;

Подготавливает и заполняет служебные записки и служебные задания в соответствии с требованием руководства.

По специфике своей деятельности офис-менеджер/делопроизводитель должен знать: