Главный специалист по делопроизводству

ТПС Недвижимость- крупнейший собственник объектов торговой недвижимости. Основным направлением деятельности компании является управление недвижимостью. В управлении более 1 000 000 м2 (ТРЦ Коламбус, ТРЦ Океания, ТРЦ Хорошо, ТРЦ Моремолл, ТРЦ Галерея Краснодар и ТРЦ Галерея Новосибирск).

Компания предоставляет своим сотрудникам возможности для профессионального развития, высокий уровень социальных гарантий, обеспечивает комфортные условия работы и предлагает достойный уровень дохода.

Если Вы готовы работать и развиваться в прогрессивной компании, являющейся лидером в отрасли управления коммерческой недвижимостью – добро пожаловать в «ТПС Недвижимость»!

Приглашаем в свою команду Главного специалиста по делопроизводству.

Обязанности:

• Осуществление функций помощника директора филиала: прием/проверка/передача на подпись документации, ведение календаря руководителя, назначение совещаний/встреч, организация приема посетителей, бронирование переговорных, выполнение поручений руководителя.
• Осуществление разработки/редактирования организационно-распорядительных документов (обеспечение процедуры согласования, подписания, регистрации, рассылки на ознакомление и контроль исполнения);
• Оказание консультативно-методической помощи работникам филиала по вопросам делопроизводства и документооборота;
• Осуществление мониторинга обновлений локальных нормативных документов (ознакомление, участие в разработке и актуализации ЛНА);
• Постановка на контроль, контроль исполнения, снятие с контроля документов и поручений руководства;
• Обеспечение закупки воды и канцелярских товаров для офиса.
• Подготовка и протоколирование совещаний, заседаний коллегиальных органов, оформление и хранение протоколов.
• Распечатывание, сшивка договоров;
• Исполнение обязанностей в части обеспечения архивной деятельности филиала (прием, регистрация, систематизация, размещение, выдача поступивших на хранение в архив документов с использованием электронной базы данных. Контроль обеспечения сохранности документов на физическом хранении, организация разработки и согласования номенклатуры дел.
• Осуществление расчетов для формирования бюджета филиала по статьям: командировки, общехозяйственные расходы. Планирование и контроль бюджета в зоне ответственности делопроизводства.
• Контроль оформления командировок сотрудников филиала.

Требования:
• Высшее образование («Документоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Юриспруденция», аналогичные специальности);
• Обязателен опыт работ в должности делопроизводителя, помощника руководителя не менее 3 лет;
• Навыки составления деловых писем, проектов распорядительных документов, ведения протоколов совещаний;
• Знание трудового законодательства; Навыки работы с 1С: ЗУП будет вашим преимуществом;
• Знание законодательных и нормативных актов, методических и нормативных материалов государственных органов в сфере делопроизводства, архивоведения и административной деятельности;
• Организаторские способности;
• Высокий уровень работоспособности, внимательности, ответственности;
• Требовательность, энергичность, настойчивость, умение работать в команде;
• Высокая скорость работы, инициативность, аналитический склад ума;
• Навыки работы с компьютерной и другой оргтехникой, а также необходимым программным обеспечением, в том числе с информационными базами данных, на уровне уверенного пользователя (операционная система Windows, базы данных "Гарант", "Консультант" и т.п., свободное владение MS Office (Word, Excel, Power Point), Lotus Notes, Microsoft Project, Интернет. ЭДО.

Мы предлагаем нашим сотрудникам:

• Работу в дружном коллективе, в котором ценят инициативу и результат;
• Оформление в соответствии с Трудовым Кодексом РФ с предоставлением всех социальных гарантий;
• Офис в ТРЦ Галерея Новосибирск;
• График работы 5/2;
• Программа добровольного медицинского страхования (ДМС), включающая стоматологию - после прохождения испытательного срока;
• Корпоративные праздники, подарки сотрудникам и их детям;
• Дополнительная компенсация больничных листов и 3 дня "day off" - после прохождения испытательного срока;
• Премии по реферальной программе "Приведи друга" — делитесь рекомендациями и получайте бонусы.