Старший специалист отдела курьерско-почтовых сервисов и ресепшен

Станьте частью команды Х5 на позиции Старший специалист отдела курьерско-почтовых сервисов и ресепшн

Мы — лидеры в розничной торговле, стремящиеся к инновациям и успеху. Если вы готовы к новым вызовам и хотите, чтобы ваши идеи были услышаны, мы ждем вас!

Основные задачи:

• Предоставление качественного консерж-сервиса: заказ цветов, заказ такси, организация кофе-брейков, заказ визитных карт, заказ пропусков, организация паркинга и т.д.
• Обработка входящих телефонных звонков, поступающих в компанию, предоставление информации сотрудникам компании о предоставляемых сервисах.
• Оказание услуг сотрудникам компании по бронированию переговорных комнат, контроль бронирования ключевых переговорных.
• Своевременная отправка корреспонденции офиса адресатам с помощью штатных курьеров и почтовой службы.
• Помощь в обработке заявок в системе, работа с накладными.
• Обработка и учет входящей и исходящей корреспонденции офиса, систематизация и хранение.
• Организация и контроль приема-передачи документов в е-архив (ОСГ-Рекордз), заказ необходимых расходных материалов, сбор и направление статистических данных ответственным лицам, прием и передача изъятых документов сотрудникам офиса.
• Организация и контроль заведения оплат в программе SAP счетов контрагентов подразделения (кофе-брейки, курьерские компании, почтовые службы и др.).
• Организация и контроль сверок с контрагентами подразделения, ежемесячный анализ счетов, своевременное заведение резервов, предоставление документов в рамках проверок, контроль авансовых платежей подразделения.
• Проведение устных и письменных коммуникаций с контрагентами по вопросам оплат (кредиторской и дебиторской задолженности).
• Составление авансовых отчетов по курьерским проездным, сдача и контроль проведения.
• Контроль работоспособности банкоматов на территории офиса, своевременное информирование технической службы Банка о неисправности.
• Обработка заявок, поступивших от Бизнеса в системе SAP ERP, по запросу первичных банковских документов в банках-партнерах, полная консолидация данных запросов (направление запросов в банки на предоставление п/п, отклонение запросов Бизнеса).
• Обработка писем, поступающих на ресурс Payments treasury по заказу платежных поручений в обслуживающих компанию банках.
• Получение документов из банков и предоставление их подразделениям и торговым сетям Х5 Group.
• Заведение в системе электронного документооборота (СЭД) доверенностей на внутренних курьеров и курьеров подрядчика, исходящей корреспонденции, распоряжений, требований, в рамках ответственности подразделения, хранение и своевременное продление документов.
• Создание ежемесячного раздела в системе отчетности КЦ Х5 в системе(отчет по оплатам для налоговой).
• Консультирование сотрудников Компании по вопросам офисных сервисов, решение административных вопросов в пределах своей компетенции.

• Высшее образование;
• Опыт работы по направлению офис-менеджер от 1 года;
• Коммуникативные навыки
• Способность работать с большим объемом информации в оперативном режиме
• Грамотная устная и письменная речь
• Стрессоустойчивость
• Ответственность
• Владение ПО: MS Office,
• SAP ERP, СЭД приветствуется

Мы рады предложить:

• Работу с высокопрофессиональной командой, где каждый сотрудник имеет возможность расти и развиваться;
• Официальное трудоустройство по ТК;
• Заработная плата состоит из совокупного дохода: оклад руб. + годовой бонус;
• Удобный (комфортный) график 5/2: с 9:00 до 18:15 (в пятницу — до 17:00);
• Бесплатный корпоративный транспорт для сотрудников от м. Волгоградский проспект до офиса и обратно+ бесплатная парковка);
• Cтрахование жизни и здоровья с широким покрытием с первого дня работы;
• Расширенный пакет ДМС (включая выезд за рубеж и стоматологию) после испытательного срока;
• Выдаем корпоративную технику(ноутбук), необходимую для работы;
• Скидки в экосистеме бизнесов Х5 («Пятёрочка», «Перекрёсток», «Много лосося», «5post»);
• Программа привилегий Prime-zone (скидки на товары и услуги, специальные предложения от компаний-партнёров);
• Корпоративная жизнь с большим количеством мероприятий, конкурсов и возможностей для творческой реализации.

Присоединяйтесь к нам и станьте частью успешной компании!