Администратор офиса (Академгородок)

Сфера деятельности компании:

ИК ЦТО - инжиниринговый центр с собственным конструкторским бюро и испытательными лабораториями. Мы обеспечиваем все этапы жизненного цикла технологически сложных продуктов - от разработки конструкторской документации до проведения сертификационных испытаний материалов, деталей и узлов для заказчиков из нефтегазовой и авиационной промышленности, энергетики, тяжелого машиностроения. Среди наших клиентов ПАО "Яковлев", ОКБ Сухого, Аэрокомпозит, Газпром Энергохолдинг, НК Роснефть, Татнефть-Пресскомпозит, АО Русал и другие лидеры российской промышленности. Мы постоянно развиваемся, у нас новые проекты и новые заказчики.

Чем вам предстоит заниматься:

• Прием и регистрация входящих запросов (телефонных звонков, писем на электронной почте);
• Прием, отправка, регистрация и архивация входящей/исходящей документации и корреспонденции (Почта России, курьерские службы), распределение документов между отделами;
• Ведение документооборота компании в системе 1С: Документооборот;
• Подготовка документов необходимых в работе. Прошивка и архивирование документов;
• Выполнение копировально-множительных работ, сканирование документов.
• Ведение необходимых реестров;
• Организация и координирование рабочих поездок сотрудников: помощь в оформлении виз, бронирование авиа- и ж/д билетов, отелей, взаимодействие с компанией по бронированию и покупке авиа и ж/д билетов. При необходимости бронирование а/м, организация трансферов;
• Организация и контроль ремонтных работ в офисах компании;
• Взаимодействие со всеми подразделениями компании. Отправка поздравительных открыток коллегам в корпоративном чате. Информирование о событиях. Администрирование корпоративного чата;
• Прием посетителей, техническая организация встреч и совещаний;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (контроль состояния оргтехники, покупка канцтоваров, воды, чая/кофе и пр.), поддержка порядка;
• Выполнение иных поручений руководителя;
• Активная помощь в организации корпоративных мероприятий (частично самостоятельная работа по организации проведения встреч, выставок и семинаров);
• Подготовка презентационных материалов по запросу сотрудников.

Что мы ожидаем от кандидата:

• Опыт работы офис-менеджером/администратором офиса/помощником руководителя от 1 года;
• Опыт подбора и организации работы с субподрядчиками;
• Умение самостоятельно планировать свой рабочий день, с учётом приоритетности задач;
• Уверенный пользователь ПК, желательно знание Битрикс и 1С Документооборот;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Доброжелательность, внимательность, исполнительность, аккуратность, умение работать в многозадачном графике, стрессоустойчивость;
• Опрятный внешний вид;
• Активная жизненная позиция и инициативность.

Что мы предлагаем:

• Удобный офис в Технопарке Академгородка , ул. Кутателадзе 4а;

• Пятидневная рабочая неделя, полный рабочий день 09.00 – 18.00;

• Официальное трудоустройство, социальный пакет, полностью "белую" заработную плату;

• Возможность профессионального и карьерного роста.

Ждём ваше резюме! Если резюме соответствует требованиям вакансии, мы свяжемся с вами в ближайшее время. Если нет - сделаем пометку в кадровом резерве. Как только у нас появится вакансия, соответствующая вашим знаниям и опыту работы, мы сообщим вам об этом.

Информация, указанная выше, не является официальным предложением заключения трудового договора.