Офис-менеджер

Основные обязанности:

• Документооборот и делопроизводство:
  • Регистрация, учет, хранение входящих/исходящих документов (договоры, счета-фактуры, ТОРГ-12, приказы).
  • Архивирование документов, контроль сроков их возврата.
  • Подготовка внутренних приказов, распоряжений, авансовых отчетов.
  • Работа с CRM-системой, электронной почтой, обработка корреспонденции.
• Организация работы руководителя:
  • Планирование графика руководителя (встречи, совещания, командировки).
  • Подготовка материалов для заседаний, оповещение участников, ведение протоколов.
  • Организация телефонных переговоров, запись и передача информации в отсутствие руководителя.
• Административная поддержка офиса:
  • Контроль чистоты и порядка в помещениях (офис, конференц-зал, комната приема пищи).
  • Организация закупок (мебель, канцелярия), оформление офиса в корпоративном стиле.
  • Управление логистикой: бронирование билетов, гостиниц, организация трансферов.
• Взаимодействие с клиентами и сотрудниками:
  • Прием посетителей, распределение звонков, решение конфликтных ситуаций.
  • Организация корпоративных мероприятий, поздравлений сотрудников.
  • Поддержка в работе с клиентами: напоминания об оплате, работа с дебиторской задолженностью.
• Соблюдение стандартов и конфиденциальности:
  • Контроль сроков действия сертификатов соответствия.
  • Соблюдение правил делового этикета, корпоративного дресс-кода.
  • Обеспечение конфиденциальности информации.

Дополнительные задачи:

Участие в инвентаризации. Обновление информационных досок, доведение новых стандартов до сотрудников. Техническая подготовка переговоров (настройка оборудования, копировальные работы).

Требования к кандидату:

• Образование: высшее/среднее специальное (желательно в области управления, документоведения).
• Опыт работы: от 1 года на аналогичной должности.
• Навыки:
  • Свободное владение ПК (MS Office, CRM-системы, электронная почта).
  • Грамотная устная и письменная речь.
  • Умение работать с большим объемом данных, многозадачность.
• Личные качества:
  • Стрессоустойчивость, внимательность, коммуникабельность.
  • Аккуратность, инициативность, готовность к самообразованию.

Условия работы:

• График: полный день (5/2).
• Возможности: обучение за счет компании, карьерный рост.
• Дополнительно: корпоративные бонусы.

Желательные навыки (необязательно):

• Знание английского языка (базовый уровень).
• Опыт организации крупных мероприятий.
• Навыки базового бухгалтерского учета.

Примечание: Кандидатам необходимо предоставить рекомендации с предыдущих мест работы.

Уровень денежной компенсации обсуждается с успешным кандидатом по итогам собеседования.