Операционный менеджер / бизнес-ассистент исполнительного директора / делопроизводитель

Вакансия в бюро светового дизайна RAUM

RAUM занимается созданием качественной световой среды для уникальных проектов девелопмента, продуманных интерьеров и общественных пространств.
Мы фокусируемся на разработке световых решений, которые подчеркивают архитектуру
и атмосферу объектов, усиливают их бренд и уникальность. Наша команда осуществляет полный цикл проектирования: от создания креативной концепции до реализации проекта.

Мы растем, количество проектов увеличивается и совмещение нескольких ролей одним человеком становится невозможным, поэтому мы ищем ассистента, который сосредоточит в своих руках важнейшие операционные процессы и станет связующим звеном между исполнительным директором и бэк-офисом (менеджером проекта, юристом, бухгалтером, финансовым директором).

1. Ведение документооборота (80% в ЭДО, 20% на бумаге) - 50% времени:

• самостоятельное составление договоров по шаблонам,
• подготовка счетов и закрывающих в сервисе бухгалтерии,
• заполнение реквизитов и передача юристу на согласование входящих договоров (когда заказчик не готов работать по нашему шаблону),
• контроль внутреннего и внешнего согласования документов,
• организация подписания документов: коммуникация с контрагентами и выгрузка в ЭДО/отправка курьеров,
• проверка контрагентов в публичных сервисах,
• возможно кадровое делопроизводство.

2. Финансовый менеджмент - 35% времени:

• сбор данных и ведение управленческой отчетности в автоматизированном сервисе финтабло (по чек-листам и регламентам),
• в соответствии с платежным календарем загрузка в банк на подпись СОО платежных поручений (фрилансеры, подписки, поставщики),
• запрос коммерческих предложений и счетов на оплату у поставщиков,
• ведение учета по сделкам в сервисе финтабло (по чек-листам и регламентам),
• мониторинг поступлений и работа с дебиторской задолженностью (напоминание клиенту об оплате).

3. Помощь СОО (строго бизнес-задачи, личных не будет) - опционально, зона роста, если позволяет загрузка - 15% времени:

часто, ежедневно:

• Координация и организация встреч с партнёрами и клиентами, запрос информации,
• верстка коммерческих предложений в Figma (шаблон, в котором необходимо править титульный лист, состав работ, сроки, стоимость),

редко, по запросу:

• поиск подрядчиков, пример: хотим сделать мерч для команды,
• подготовка аналитических справок, пример: хотим нанять человека на новую роль, нужно составить описание вакансии,
• сбор информации о рыночных трендах и конкурентах, пример: хотим нанять человека на новую роль, нужно определить вилку з/п или: запускаем новую услугу, нужно исследовать, есть ли она у других компаний,
• помощь с написанием регламентов, описанием бизнес-процессов и их оптимизацией,
• travel-поддержка, заказ расходников в офис.

На первый взгляд, вакансия выглядит очень объемно. Так получилось, потому что мы честны и постарались учесть все возможные задачи заранее. Однако на деле все не так страшно: большая часть задач - часть одного бизнес-процесса по запуску проектов, которых у нас не более 10-15 в месяц.

Нет требований. Мы готовы всему научить человека, который:

• хочет развиваться и прикладывает для этого усилия,
• готов вместе с нами делать масштабные проекты с высоким уровнем сервиса,
• проактивен, не боится пробовать новое,
• системный, бодрый, уважающий договоренности,
• имеет высокий уровень культуры и грамотности,
• умеет добиваться своего - вежливо, аргументированно, тактично.

• Испытательный срок 3 месяца.
• 5/2 из офиса на Патриарших. После прохождения испытательного срока возможен гибридный или преимущественно удаленный формат работы.
• Уровень з/п обсуждается индивидуально, зависит конечного списка обязанностей и опыта кандидата.

В сопроводительном письме расскажите о своем опыте и какую позицию сейчас ищите, совпадает ли она с нашей вакансией, а также уточните возможную дату выхода на работу.