Помощник руководителя / Секретарь

Санкт-Петербург, Малая Морская улица, 17

Показать контакты

Описание вакансии

Бутик-отель "Индиго" (5*) приглашает на работу ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ

Обязанности:

организация приема посетителей, встреч, совещаний, переговоров
прием и распределение звонков, поступающих в приемную
своевременная обработка и распределение любой поступающей информации
ведение календаря руководителя со слов и письменных распоряжений руководителя (рабочие/личные задачи, согласование, подтверждение, перенос встреч, координация рабочего дня)
организация внутренних и внешних встреч с участием руководителя
помощь руководителю в подготовке документов: доверенности, договоры, письма
организация и поддержание жизнедеятельности офиса руководителя (заказ воды, канцелярии, хозяйственное обеспечение, решение бытовых вопросов, взаимодействие с курьерскими службами и сервисными службами и т.д.)
сбор и передача входящих документов руководителю на подпись (контроль правильности составления предоставляемых документов, перераспределение подписанных документов)
взаимодействие с отделами и офисами компании
организация ВКС (Zoom, Google Meeting и др.)
выполнение личных поручений руководителя
во время отпуска Старшего помощника руководителя выполнение его функций

Требования:

презентабельный внешний вид
соблюдение полной конфиденциальности
знание делового этикета
знание английского языка (разговорный и письменный)
опыт работы секретарем/помощником у высшего руководства компании от года обязателен
внимательное отношение к деталям
Знание MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook)
навыки работы с оргтехникой (факс, сканер, МФУ, мини-АТС)
навыки работы в Internet и браузерах
грамотная устная и письменная речь
знание правил и опыт ведения телефонных переговоров, деловой переписки с использованием электронной почты и мессенджеров
готовность к ненормированному рабочему дню, к режиму многозадачности
умение эффективно работать с большим количеством информации