Заместитель начальника отдела документооборота

Обязанности:

Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, регистрация документов в электронных системах документооборота ДЕЛО и МСЭД, контроль исполнения поручений и подготовки документов в соответствии с действующими нормативами.

Подготовка ответов на обращения граждан, юридических лиц и иных организаций по вопросам оказания государственных услуг, запросов, заявлений, документов, поступающих от подразделений, учреждений, организаций.

Подготовка сопроводительных писем по направлению деятельности в органы государственной власти, местного самоуправления, должностным лицам.

Обеспечение своевременного и полного рассмотрения обращений, подготовка и направление заявителям ответов в установленные законодательством Российской Федерации сроки.

Разработка и своевременная актуализация локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждения, участие в подготовке нормативной документации, положений, инструкций, регламентов.

Нормоконтроль/рецензирование проектов организационно-распорядительных документов, контроль своевременного исполнения документов, находящихся в производстве, отслеживание согласования, подписания и регистрации подготовленных документов, ведение реестров, подготовка отчетов, справок.

Обеспечение хранения и архивирования документов отдела, направление заявок ответственным лицам для обеспечения нужд отдела/учреждения.

Консультирование структурных подразделений учреждения по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Взаимодействие со структурными подразделениями, комитетами, управлениями администрации, организациями и учреждениями городского округа с соблюдением норм этики и делового общения.

Высшее, средне-специальное образование, стаж практической работы не менее 3 лет в области документационного обеспечения организации.

Знание инструкции по делопроизводству, соблюдение правил документооборота, требований к оформлению документов, устная и письменная грамотность.

Опыт в написании официальных писем, опыт работы с документацией (регламентирующая, методологическая, инструктивная) и/или с запросами/ответами на них.

Способность анализировать суть письменного документа (запроса, обращения), формировать логически последовательный полный ответ на запрос.

Умение работать в режиме многозадачности с большим объемом информации.

Высокая работоспособность и обучаемость, развитые коммуникативные навыки, нацеленность на результат.

Ответственность, внимательность, пунктуальность, высокий уровень исполнительности.

Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel), PowerPoint.

Знание систем электронного документооборота МСЭД и ДЕЛО как преимущество.

График работы: 5/2 с 9.00 -18.00; пятница до 17:00.

Оформление согласно ТК РФ.

Официальная заработная плата, возможность финансового роста, премии по результатам работы.