Офис-менеджер (помощник руководителя)

Внимание! Вакансия предполагает выполнение конкретных задач, внимательно ознакомьтесь с описанием!

Компания ищет ответственного и внимательного сотрудника на должность Офис-менеджера.

Обязанности:

• Работа в 1С:Управление торговлей:
  • Внесение заявок из Outlook в 1С, создание события и задачи менеджеру ОП .
  • Фиксация данных договора в 1С.
  • Внесение данных контрагентов в 1С согласно карточке партнера.
  • Закрепление контрагентов за менеджерами в 1С по согласованию с руководителем.
  • Отчет по просроченным задачам сотрудников офиса.
• Отчетность:
  • Ежедневный отчет руководителю по заявкам, выставленным счетам, реализациям и коммуникациям (фиксация нарушений сроков выставления счета).
• Контроль и Проверка:
  • Проверка реализаций ч/л на наличие источника обращения клиента (ежедневно).
  • Проверка заведенных новых контрагентов на наличие в комментариях источника обращения клиента, правильность условий договора и вид деятельности (вводное событие, ежедневно).
• Договорная работа:
  • Регистрация входящих и исходящих договоров в реестр договоров покупателей и поставщиков, отчет 2 раза в месяц.
  • Оформление договоров.
  • Работа с юристом и договорами (согласование).
• Документооборот:
  • Регистрация, скан и подшивка входящих писем.
  • Регистрация, скан и подшивка исходящих писем.
  • Составление и оформление исходящих писем (Билайн, претензии суд, корреспонденция для юриста, сбор документов и т.д.).
  • Подготовка писем и координация отправки и приемки на почту России (1 раз в неделю).
  • Отслеживание и распечатка документов от Билайн.
• Обеспечение офиса:
  • Сбор заявок на канцелярские товары каждый месяц, формирование заявок на сайте, формирование счета на оплату, контроль за оплатой и получением канцелярских товаров во время, а так же мониторинг цен у других.
  • Заказ хозяйственных товаров, офисной мебели и др. необходимых товаров для офиса.
  • Организация работы орг. техники (вызов специалиста, замена или заправка картриджей).
• Контроль и организация:
  • Контроль за чистотой: столовую, коридор, серверная, а так же на рабочем месте и на месте чаепития клиентов.
  • Подготовка Распоряжений и Приказов и ознакомление с сотрудниками офиса.
  • Составление графиков дежурств в столовой.
  • Организация субботников (составление списка сотрудников, продуктов, сбор подписей и т.д.).
• Взаимодействие:
  • Взаимодействие с программистом, контроль исполнения задач.
  • Работа с транспортными компаниями, организация забора груза. Поиск перевозчиков товаров (по запросу, от 4-6 раз в месяц).
• Другое:
  • Помощь в работе руководителю компании, оперативные задачи.
  • Организация работы водителя компании.

Требования:

• Опыт работы в 1С: Управление торговлей обязателен.
• Внимательность к деталям.
• Ответственность и исполнительность.
• Организованность.
• Умение работать с большим объемом информации.

Условия:

• Обсуждаются индивидуально с успешным кандидатом.