Офис-менеджер

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

1. Административные задачи:
Организация документооборота: Ведение и учет документации, обработка входящей и исходящей корреспонденции, архивация документов.
Подготовка и оформление документов: Составление и оформление различных деловых документов (служебные записки, приказы, договоры и т.д.).
Контроль за выполнением поручений: Отслеживание и контроль выполнения поручений руководства и административных задач сотрудниками.
2. Управление офисом:
Обеспечение работы офиса: Заказ канцелярских и хозяйственных товаров, контроль за наличием необходимых материалов и расходников.
Поддержание чистоты и порядка: Организация уборки офиса, контроль за чистотой и порядком в офисных помещениях.
Работа с подрядчиками: Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками по вопросам технического обслуживания и ремонта офиса.
3. Координация и поддержка сотрудников:
Поддержка сотрудников: Решение административных вопросов, предоставление необходимой информации и документов.
Организация встреч и совещаний: Подготовка помещений для встреч и совещаний, бронирование переговорных комнат, обеспечение технической поддержки.
Координация деловых поездок: Организация командировок, бронирование билетов и гостиниц, оформление командировочных документов.
4. Финансовые задачи:
Бюджетирование: Контроль за расходами на административные нужды, ведение учета финансовых операций, связанных с офисными расходами.
Работа с бухгалтерией: Передача первичных бухгалтерских документов, взаимодействие с бухгалтерией по вопросам оплаты счетов и ведения отчетности.
5. Информационная поддержка:
Работа с информацией: Сбор, анализ и систематизация информации, подготовка отчетов и презентаций.
6. Организация мероприятий:
Корпоративные мероприятия: Подготовка и организация корпоративных мероприятий, праздников, тренингов и тимбилдингов.
Презентации и встречи: Организация и проведение презентаций, встреч с клиентами и партнерами.
7. IT-поддержка:
Работа с оргтехникой: Обслуживание и настройка офисной техники (принтеры, сканеры, копировальные машины).
Техническая поддержка: Взаимодействие с IT-службами для решения технических проблем, связанных с офисным оборудованием и программным обеспечением.
8. Выполнение дополнительных поручений:
Индивидуальные задачи: Выполнение разовых поручений руководства, связанных с административной деятельностью.
Поддержка других отделов: Оказание помощи другим отделам компании в административных вопросах по мере необходимости.