Координатор (специалист по документообороту)

Ключевые задачи и функционал:

1. Прием и обработка входящей документации:

- Получение заказов, технических заданий (ТЗ) и иных входящих документов от менеджеров проектов/продакшн-менеджеров или напрямую от клиентов (согласно регламенту).

- Первичная проверка комплектности и формата входящих документов.

2. Работа со сметами и коммерческими предложениями (подготовка/оформление):

- Формализация расчетов, предоставленных менеджером проекта/продакшн-менеджером, в стандартные формы смет и коммерческих предложений.

- Проверка базовых арифметических расчетов в сметах.

- Оформление смет и КП в соответствии с корпоративными шаблонами и требованиями клиента.

- Согласование оформленных документов с менеджером проекта и передача клиенту.

3. Контроль первичной документации от подрядчиков :

- Запрос документов: Своевременный запрос у менеджера проекта/подрядчиков полного комплекта "закрывающих" документов по каждому этапу проекта (производство, доставка, монтаж) в соответствии с условиями договоров и графиком проекта.

- Проверка корректности: Тщательная проверка полученных от подрядчиков документов на:

- Соответствие условиям контракта/договора (номенклатура, цены, реквизиты).

- Формальную корректность (наличие всех обязательных реквизитов, подписей, печатей).

- Соответствие фактически выполненным работам/оказанным услугам/поставленным материалам (сверка с актами приемки, ТЗ, заказами).

- Арифметическую точность (суммы в актах, накладных, счетах-фактурах).

- Своевременность предоставления.

- Решение несоответствий: Выявление и оперативное информирование менеджера проекта/руководства о любых несоответствиях, ошибках или просрочках в документах подрядчиков. Участие в решении данных вопросов (запрос исправленных документов, пояснений).

4. Формирование и передача закрывающих документов клиенту:

- Комплектация полного пакета закрывающих документов по проекту для клиента (Акты выполненных работ/оказанных услуг (АВР/АУР), Универсальные передаточные документы (УПД), счета-фактуры, накладные (ТОРГ-12), гарантийные письма и т.д.) в соответствии с требованиями договора и клиента.

- Проверка внутренней согласованности комплекта (соответствие сумм, номеров, дат во всех документах пакета).

- Организация подписания актов с клиентом (координация с менеджером проекта/клиентом).

- Своевременная отправка/передача оригиналов и электронных копий документов клиенту.

5. Взаимодействие с бухгалтерией:

- Своевременная передача проверенных и оформленных первичных документов от подрядчиков в бухгалтерию для оплаты и учета.

- Участие в сверках с подрядчиками (по документам) по запросу бухгалтерии или менеджера проекта.

- Предоставление документов и информации по проектам по запросам бухгалтерии.

Требования:

1. Опыт работы от 1 года на позиции менеджера по документообороту, офис-менеджера с усиленной документной функцией, ассистента руководителя с работой с первичкой, или в бухгалтерской службе (кредиторская задолженность, работа с поставщиками).

2. Отличное знание первичной учетной документации: Понимание назначения, правил заполнения и взаимосвязи документов (Договоры, Счета, Акт выполненных работ/оказанных услуг (АВР/АУР), Накладная (ТОРГ-12), Счет-фактура, УПД, гарантийные письма).

3. Внимание к деталям и высокая аккуратность (ключевое качество!).

4. Организованность, системный подход к работе с документами, умение работать с большими объемами информации.

5. Умение четко следовать инструкциям и регламентам.

6. Навыки эффективного поиска информации в документах.

7. Уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel – обязательно на уровне уверенной работы с таблицами, сортировкой, фильтрами; Word, Outlook).

8. Ответственность, исполнительность, пунктуальность.

9. Коммуникативные навыки для эффективного взаимодействия с менеджерами проектов, подрядчиками (по документам), бухгалтерией.

Условия:

1. График с 10 до 19 часов. 5/2
2. Оклад по результатам собеседования.
3. Офис м. Воронцовская (БКЛ)
4. Современный офис в БЦ.
5. Официальное оформление по ТК РФ. Нет задержек по ЗП.
6. Молодой, дружный и профессиональный коллектив.