Офис-менеджер

Обязанности:

- Организация работы офиса в целом (снабжение офиса канцтоварами, продуктами и другими расходными материалами, контроль работы офисной техники, регистрация корреспонденции, распределение документации, ведение учета звонков и обращений, встреча посетителей, организация совещаний) и т.п.;

• Обзвон клиентов и партнеров для получения документов и оплат;
• Учет и составление путевых листов;
• Контроль порядка образцов продукции и их своевременный возврат;
• Взаимодействие с главным бухгалтером по вопросам документов и оплат;

• ​Выполнение поручений руководителя‚ сбор необходимой информации и ее анализ‚ деловая переписка;
• Координация поездок сотрудников офиса (управлять ЛК компании в Яндекс такси);
• Общение с курьерами, отправка корреспонденции, организация почтовых отправлений;
• Консультирование и помощь сотрудникам офиса по общим вопросам;

• Работа с клиентами;
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции, внутренней документации;
• Копирование/ сканирование документов;
• Делопроизводство, документооборот;
• Сбор и подготовка необходимых документов для сертификации;
• Введение отчетов;
• Управление офисом: контроль за порядком и чистотой в офисе. Взаимодействие с арендодателями и коммунальными службами. Закупка и учет канцелярских принадлежностей и офисной техники;
• Сбор закрывающих документов от клиентов и партнеров;
• Подготовка приказов, доверенностей для переоформления (Ответственность за документы компании);
• Осуществление мониторинга по возвратным накладным, договорам и т.д.;
• Организация и сопровождение деловых поездок сотрудников компании (заказ билетов, бронирование гостиниц, подготовка документов);
• Организация мероприятий: корпоративы, тимбилдинги, дни рождения сотрудников, праздники;
• Организация поздравлений контрагентов, отправка подарков;

• Своевременная обработка и распределение входящих на электронную почту писем, работа в Bitrix24.

Требования:

• Грамотная устная и письменная речь;
• Презентабельный внешний вид;
• Ответственное отношение к работе;
• Внимательность;
• Умение самостоятельно решать проблемы и принимать решения;
• Готовность работать усердно и добросовестно;
• Желание совершенствоваться и получать новый опыт;
• Знание ПК и русского языка обязательно;
• Умение пользоваться офисной техникой;

Условия:

• Официальное оформление согласно ТК РК;
• График 5/2 с 09:00 до 18:00 (пятница короткий день с 08:00 до 16:00);
• Ежегодный оплачиваемый отпуск;
• Своевременная выплата заработной платы;
• Постоянное развитие;