Офис-менеджер/помощник руководителя

Фабрика TOMER производит сотни тонн натурального шоколада из полезных ингредиентов каждый месяц. В её офисе кипит жизнь: продажи и закупки, финансы и кадры, юристы и IT — день за днём работают сообща, чтобы заботиться о клиентах. Но кто позаботится о них самих? Надеемся, вы.

Мы ищем того, кому не всё равно, что на кухне заканчивается кофе, а у коллеги — стикеры для заметок. Кто сразу отправит заявку технику, если надо прикрутить полку или заменить лампу. Кто напомнит, что время оплачивать аренду и заедет по дороге на почту, чтобы захватить документы. Проконтролирует, тот ли привезли диван, туда ли поставили стеллаж и не торчит ли из стены саморез. Кто будет внимателен к офису и людям в нём так же, как мы внимательны к качеству шоколада.

Что надо делать:

— Находить исполнителей и поставщиков для отдельных задач и проектов, а затем проверять, что всё сделано как надо: мебель и техника, аксессуары и интерьер, таблички на двери и другое.

— Принимать и направлять звонки, делать заметки и адресовать профильным коллегам.

— Работать с документами по офису: аренда, парковка, хознужды, эксплуатация. — Заключать договоры, вести ЭДО и реестр, контролировать оплату, собирать, сканировать и сдавать в бухгалтерию.

— Отправлять и встречать доставки: заказывать курьеров, бронировать машины, оформлять пропуска, уточнять адреса, готовить посылки.

—Работать с корпоративной почтой.

— Следить за порядком и исправностью всего в офисе: формировать заявки в службу эксплуатацию БЦ и контролировать исполнение.

— Контролировать работу клининговой службы.

— Готовить рабочие места для новых сотрудников и офиса: заказывать мебель, аксессуары, пропуска.

— Поддерживать наличие и запас канцтоваров и расходников: чернила и бумага для принтера, вода, кофе и чай, ручки и органайзеры, батарейки и прочее.

— Заказывать печать визиток и рекламных материалов: координировать дизайнера и типографию, собирать заявки и отдавать заказы.

— Помогать в проведении встреч: оформлять пропуска и парковку, следить за порядком в переговорках.

— Оформлять документы для командировок: заказать билеты и гостиницы, собрать бумаги и оформить отчёт.

• Оказывать помощь генеральному директору в личных поручениях (если требуется), собирать информацию, планировать встречи, напоминать о событиях, координировать с внутренними и внешними участниками.

Мы ждем, что вы:

— Энергичны и образованы: высшее в области экономики, менеджмента или психологии будет плюсом.

— Дружите с офисной техникой и компьютером, можете быстро разобраться со стандартными программами: таблицы и документы, почта и базовый 1С, заявки и веб-сервисы, видеоконференции, сканирование и печать.

— Любите общаться, грамотно и живо пишете и говорите: с коллегами, подрядчиками, клиентами и партнёрами.

— Умеете организовать себя и других: приходите и делаете работу вовремя, контролируете контрагентов, внимательны к мелочам.

— Хотите решать задачи, а не доказывать правоту: открыто обсуждаете вопросы, предлагаете идеи, вместе с другими находите лучшие решения.

— Добры и требовательны к людям: заботитесь о других и приходите на помощь, не забывая о правилах и порядках.

— Аккуратны, опрятны и любите жизнь даже по понедельникам.

Взамен мы предлагаем вам достойный уровень заработной платы, тёплый приём в дружной компании, много отличных профессионалов вокруг и культуру исключительного шоколада.

Попробуйте.

TOMER

​​