Офис-менеджер

-Входящая и исходящая корреспонденция, приём , регистрация , архивирование, учёт писем, контроль за долгами по исходящим письмам.
- Подготовка , составление, оформление, подписание писем.
- Отправка и получение почты и посылок
-Приём звонков , информирование клиентов , перенаправление в нужный отдел , об звон организаций и клиентов по просьбе начальников отделов, контроль по ответам на поступившие звонки
- Ведение ,составление и изготовление различных журналов по учёту работы и контролю сотрудников и т.д для нужд офиса
- Запись на приём к директору сотрудников и гостей ,контроль посещения очереди к руководству
- Встреча гостей ,организация и подача чая, кофе(по необходимости)
- Мониторинг двух официальных почт компании , ответы на письма , перенаправление писем в отделы ,контроль по ответам на письма.
- Мониторинг сайтов с тендерами , подача запроса на участие и получение полной документации тендера , распределение и передача документации в отделы, контроль за своевременным участием в тендере, сброс документации в группу в ТГ «Запросы и тендеры»
- Получение счёт фактур от экспедитора , проверка счёт фактуры по договору в 1С , регистрация и передача счёт фактур в торговый отдел и бухгалтерию
- Оперативное выполнение заданий и поручений руководителя

- Оповещение о собраниях письменно или по звонку, сбор участников на собрание, контроль явки.

- Каждое утро проверка санузла и пополнение гигиенических принадлежностей утром и в течение дня.
- Закуп хозяйственных товаров, канцтоваров, техники и прочего для функционирования жизни деятельности офиса и работы сотрудников, хранение и раздача закупленного.

- Заказ и приём воды в офис и на склад ,сдача отчёта в бухгалтерию и сверка с ними по счёт фактурам
- Ведение и сдача отчётов руководству по затратам ,контроль расходов денежных средств на нужды офиса
-Встреча руководителя в офисе подача чая, кофе ,воды. Полная организация и подача обеда руководству (уборка после обеда), контроль и отчёт по затратам
- Помощь в организации и проведение выставок , семинаров и конференций, составлять приглашения, письма ,делать обзвон участников и приглашённых ,вести мониторинг и отчёт об участие приглашённых лиц. Участие в данных мероприятиях. Помощь с закупом необходимого для проведения мероприятия ,помощь в изготовление рекламных распечаток и прочего.
- Поддержание чистоты и функционирование офиса в течение дня
- Помощь отделу кадров , проверка и контроль явки сотрудника, ведение журнала посещаемости ,журнал отсутствия на работе в рабочее время (выезд сотрудника)

- Организация поездок и командировок руководителя и сотрудников. Бронирование и покупка ж/д и авиа билетов .Бронирование гостиниц
- Ведение учёта выезда сотрудников в течение дня по заданию руководителя и работы фирмы. Составление таблицы по расходам топлива личного транспорта сотрудника, расчёт и выдача денежных средств. Учёт, контроль и расчёт затрат передвижения на такси сотрудникам
- Дежурный по организации ( обращение в коммунальные службы , вызовы на ремонт ,подача заявок в РЭС, АТС, Интернет провайдеру и т.д.)

- Решение проблем с арендодателями если они есть.

- Сдача раз в месяц фото отчёта счётчика холодной воды и газа арендодателям.
- Оповещение заданий от руководителя начальникам отделов и сотрудникам , контроль за исполнением поручений руководителя
- Заказ переводов и нотариальных оформлений
- Организация мероприятий для сотрудников .Организация выбора и покупка подарков.
-Помощь сотрудникам офиса ( сбор подписей, набор и корректировка текстов, сканирование и распечатка ,помощь в нахождение нужной информации в социальных сетях и интернете и т.д ,)
- Организация встреч руководителя вне офиса
- Ведение и сдача различных отчётов по просьбе руководителя
- Составление и мониторинг инвентаризации офиса раз в квартал
- Осмотр рекламных витрин, шкафов, столиков в офисе , поддержание частоты и порядка рекламной продукции ,своевременное пополнение рекламной продукции (если необходимо или реклама новых компаний )
- Заказ на печать рекламных буклетов ,прайсов ,визиток.

- Очистка холодильника каждую пятницу и вынос мусора.

- Организация обедов в праздники в офисе.

- Контроль за шкафом с посудой руководителя (уборка, осмотр посуды и её пополнение)
​​​​​Требования:

• Средне специальное образование (высшее будет преимуществом)
• Владение офисными программами (MS Office, 1С и т.п.)
• Навыки работы с оргтехникой и бытовой техникой
• Опыт работы с документацией (делопроизводство, документооборот)
• Знание делового этикета
• Опыт организации встреч, мероприятий
• Навыки планирования и организации рабочего времени
• Умение работать в режиме многозадачности
• Умение работать в команде
• Стрессоустойчивость
• Знание языков русский и узбекский (английский будет плюсом)
• Условия :

• Трудоустройство по ТК Республики Узбекистан.

• Достойная, конкурентоспособная зарплата которая обговаривается с каждым достойным кандидатом отдельно на собеседование.

• График работы: 9.00 – 18.00 (5 дней в неделю)5/2.

• Удобное расположение от метро Минор (15 минут пешком).

• Дружный коллектив профессионалов.

• Соц. пакет, корпоративные мероприятия.

• Интересная работа с возможностью личного и карьерного роста