Менеджер в офис в строительную компанию

Офис-менеджер в строительной компании — ключевое звено между сотрудниками, руководством и клиентами организации. Основные обязанности включают обеспечение эффективной работы офиса и поддержку повседневных процессов строительства и управления проектами. Вот перечень ключевых обязанностей офис-менеджера в строительной сфере:

▌ Общие административные задачи:

- Организация рабочего пространства: контроль чистоты помещений, техническое обслуживание оборудования и мебели, поддержание порядка.

- Управление документооборотом: подготовка документов, регистрация входящих/исходящих писем, работа с архивом документации.

- Поддержка коммуникаций: организация встреч руководства, ведение телефонных переговоров, взаимодействие с партнерами и поставщиками.

- Контроль офисных запасов: закупка канцелярских товаров, расходных материалов, заказ воды и продуктов питания.

- Прием посетителей: встреча гостей, координация визитов, предоставление необходимой информации.

▌ Специфические обязанности в строительстве:

- Координация строительных проектов: поддержка планирования и ведения проекта, помощь руководителям в подготовке отчетов и планов работ.

- Работа с подрядчиками: оформление договоров субподряда, мониторинг исполнения обязательств сторон.

- Помощь в тендерах: участие в подготовке конкурсной документации, сбор необходимых справок и согласований.

- Логистика и транспортировка: организация доставки стройматериалов, контроль сроков поставок и оформления сопроводительных документов.

- Финансовая документация: обработка счетов-фактур, актов выполненных работ, оплата услуг поставщиков и контрагентов.

▌ Требования к квалификации:

- Опыт работы в административной сфере или строительном бизнесе.

- Навыки владения компьютером и специализированными программами (MS Office, CRM).

- Хорошее знание делопроизводства и стандартов деловой коммуникации.

- Умение вести переговоры и эффективно взаимодействовать с различными категориями сотрудников и клиентов.

- Высокая организованность, ответственность и внимательность к деталям.

Таким образом, должность офис-менеджера в строительной компании требует умения быстро адаптироваться к новым условиям, знания специфики отрасли и способности решать различные организационные задачи оперативно и качественно.