Секретарь на ресепшн

• Прием посетителей, включая (по ситуации) подачу чая\кофе;
• Информирование сотрудников о посетителях;
• Поддержание порядка в переговорных офиса;
• Поддержка группы курьеров по отправке корреспонденции:
• Работа с заявками в СЭД, ТЕССА. Отслеживание срочных заявок, заявок с пометкой «забрать», «иное», изменение статуса заявок, закрытие заявок после подтверждения от курьеров;
• Работа с курьерами. Координация работы курьеров по заявкам из «Сити» («Авилон» как бэкап). Отслеживание и выдача курьерам срочных задач и контроль их исполнения.
• Работа с сотрудниками компании. Обратная связь с сотрудниками офиса по работе курьеров, информирование о статусе и сроках выполнения заявок;
• Информирование сотрудников о приходе корреспонденции;
• Заказ такси (по необходимости);
• Оформление накладных на отправку курьерской службой (консультирование сотрудников, печать накладных, взаимодействие с поставщиками услуг) по необходимости;
• Корпоративная сотовая связь. Оформление\переоформление номеров. Оплата счетов. Взаимодействие с поставщиками услуг связи;
• Такси. Подключение\отключение услуги. Оплаты счетов. Взаимодействие с поставщиками услуг связи. Проверка реестров по поездкам;
• Обработка первичной документации управления (загрузка документов в 1С, ТЕССА) для оплаты и подписания.;
• Прочие задачи от Руководителя подразделения .

​​​​​​​​​​​​​​

• Знание компьютерных программ: MS Office;
• Понимание организации делопроизводства;
• Знание методов оформления и обработки документов;
• Соблюдение правил делового общения и этикета;
• Готовность к графику 5/2 (смены 9:00-18:00 и 11:00-20:00).