Офис-менеджер с функциями делопроизводителя

Команда административной поддержки Naumen ищет Офис-менеджера с функциями делопроизводителя.

Наша команда помогает бизнесу развиваться, заботясь и помогая коллегам в работе с документами и систематизации информации, предлагая оптимальные решения при возникающих у сотрудников вопросах.

Вас ждет:

• регулярная обратная связь о проделанной работе, система адаптации и наставничества;

• опытная команда, есть у кого учиться, делимся экспертизой;

• возможность видеть результат своей работы — он будет важен для всех сотрудников компании;

• работа в сменном графике в паре с коллегами офис-менеджерами (9:00-18:00/ 11:00-20:00);

• официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ;

• комфортное рабочее место оснащенное техникой;

• офис расположен по адресу: Москва, ул. Воронцовская, 35Б, корп. 3, БЦ «Time Center», 5 этаж (станции метро «Крестьянская застава», «Пролетарская»).

• все бонусы ИТ-компаний: ДМС включая стоматологию с первых рабочих дней, насыщенная корпоративная жизнь, подарки детям, бонусы, мерч и социальные программы + поддерживаем инициативы сотрудников: комьюнити по интересам, эко-движение, благотворительность.

Над чем предстоит работать:

• ведение делопроизводства: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, копирование документов, сканирование документов с занесением в информационную систему, заведение счетов в оплату, контроль по закрывающим документам;

• приём и передача документов между офисами;

• прием входящих звонков и их распределение;

• встреча гостей (чай/кофе);

• взаимодействие с другими сервисными службами компании (финансовый отдел, юридический департамент, тендерный отдел, отдел персонала, ИТ);

• оперативная помощь сотрудникам в решении их вопросов, связанных с работой офиса.

Обязанности по работе в команде (в случае замены коллеги или интенсивной нагрузки):

• обеспечение закупок продуктов питания, воды, канцелярских товаров, медикаментов и т.д.;

• мониторинг офиса (проверка работоспособности бытовых приборов, электричества, состояния мебели, опрятности общих зон пользования (кухня, переговорные) с утра перед началом работы и в течение всего дня;

• организация командировок для сотрудников (покупка ж/д и авиа билетов, бронирование гостиниц, заказ такси);

• взаимодействие с арендодателем офиса;

• работа с курьером и курьерскими службами.

Чтобы справляться с задачами нужны:

• законченное среднее-специальное/ высшее образование;

• грамотная письменная и устная речь;

• опытный пользователь ПК;

• опыт работы с документами (регистрация и заведение договоров, счетов и первичных документов);

• опыт работы офис-менеджером, делопроизводителем, секретарем, администратором.