Личный помощник руководителя

Обязанности:

• Прием и распределение телефонных звонков, работа с почтой, отправка/прием факсов, поступающей деловой корреспонденции, сообщений, писем, ее регистрация и при необходимости передача их руководителю, а затем доведение распоряжений руководителя до конкретных исполнителей или самостоятельная подготовка ответа
• Организация и обеспечение деловых, туристических поездок, командировок и встреч руководителя, членов его семьи и сотрудников (заказ билетов, бронирование гостиниц, аренда автомобиля, поиск трансфера, оформление необходимых документов, паспортов, визовая поддержка, организация досуга при необходимости, обеспечение мобильной связью и т.д)
• Ведение графика и составление рабочего расписания предстоящих дел и встреч руководителя; напоминание о запланированных встречах, предстоящих поездках; координация и организационное обеспечение встреч и приема посетителей; прием и своевременное представление документов на подпись
• Подготовка совещаний, собраний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о месте и времени мероприятия, повестке дня и т.д)
• Доведение до сотрудников подразделений компании указаний, распоряжений, поручений руководителя, доведение сроков исполнения, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков
• Поиск и обработка необходимой информации по запросу руководителя, составление писем, запросов и других документов.
• Исполнение личных поручений руководителя и членов его семьи (оплата его коммунальных услуг и др. необходимых платежей, приобретение билетов в театр, на концерты и д.р мероприятия и т.д)
• Организация и обеспечение рабочего места руководителя необходимыми условиями (следить за наличием канцтоваров, необходимой оргтехники, забота о микроклимате, чистоте рабочего места и уюте в кабинете руководителя)
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (взаимодействие с обслуживающим персоналом, заказ воды, продуктов, канцелярии, расходных материалов, своевременная оплата интернета, телефонов, отправка корреспонденции почтой и курьерскими службами и т.д).
• Исполнение услуг бытового характера в офисе (организация питания руководителей и членов его семьи, бизнес-ланча при необходимости)
• Встреча и прием посетителей руководителя (чай/кофе), содействие в оперативности рассмотрения просьб и предложений работников

Требования:

• Высшее образование
• Опыт работы от трех лет
• Самоорганизация, ответственный подход к выполнению поставленных задач, умение работать в многозадачном режиме
• Быть всегда на связи
• Умение работать с офисной техникой, знание компьютерных программ, навыки работы в интернете
• Грамотная речь, умение излагать свои мысли в устной и письменной форме
• Доброжелательность, вежливость и корректность в общении, коммуникабельность‚ стрессоустойчивость

Условия:

• Работа в центре города
• График работы Пн. Пят с 9.00 до 18.00, выходные: суббота, воскресенье
• Стабильная заработная плата без задержек
• Дружный коллектив